Formularios

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria

Instituto Universitario de Tecnología de Administración Industrial

Ampliación-Guarenas

Unidad Curricular: Políticas, Normas y Procedimientos





















FORMULARIOS


































Guarenas, Abril 2012INTRODUCCIÓN



El trabajo que se le presenta a continuación trata sobre los formularios, en el cual se le estarán dando a conocer varios puntos como: Sus características, el uso de los mismos en los procedimientos manuales, y la técnica para la elaboración de formularios y sus instructivos




Se realiza este trabajo con el fin de obtener información y aprender más sobre el temaantes mencionado, se debe tomar en cuenta la ayuda que tiene el mismo sobre los estudiantes ya que pueden captar la importancia de los formularios dentro de la organización y cuáles son los más convenientes a utilizar dentro de esta, dependiendo del objetivo a alcanzar ya que de ello depende el éxito de toda empresa.CONTENIDO




Establecer las características de los formularios

Uso de formularios en los procesos manuales

Técnica para la elaboración de formularios y sus instructivos







































































DESARROLLO




Establecer las característicasde los formularios




Las características mínimas que deben tener todo formulario son las siguientes:




-Sencillez en su diseño.

-Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico.

-El orden en el cual se solicita la información debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se generan los datos.

-Un mismo empleado no debe validar dosformularios que por razones de control interno, sean compatibles. Por ejemplo, la persona que conforma un informe de recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con él se cancele una obligación.

-Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que manejan que manejan la información que contienen los mismos.

-En la medida de lo posible ytomando en cuenta el concepto de costo/beneficio, se deben establecer formularios prenumerados.

-Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones.

-Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma que se pueda lograr una identificación o asociación del formato a una función o área especifica y se indique la última fecha derevisión.




De acuerdo a su presentacion pueden ser:

-Simples

-Compuestos

Formularios simples documentos que estan representados por una sola forma y que no poseen copias anexas.




Formularios compuestos poseen más de una hoja, son elaborados bajo un formato predefinido y se almacenan en archivos especiales.




Dentro de este reglon, podemos distinguir lossiguientes tipos:




-De bloques

-Talonarios

-Juego listo o snap out

-Formas continuas




De acuerdo a su uso pueden ser:




-Para originar una

-Para registrar una acción

-Para informar resultados




Formularios para originar una accion inician el proceso o procedimiento de un grupo de tareas con cierto objetivo.Formularios para registrar una accion guardan información que pueden ser requeridas posteriormente.




Formularios para informar resultados muestran cifras o análisis de procesos




De acuerdo a su elaboración pueden ser:




-Manuales

-Semimecanizados

-Mecanizados




Formularios manuales son llenados en forma totalmente manual.




Formularios...