Funciones de los involucrados en un evento

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FUNCIONES DE LOS INVOLUCRADOS EN UN EVENTO
El coordinador ó Gerente
• Trata con el cliente.
• Coordina y supervisa el trabajo de todo el equipo.
• Maneja los siguientes documentos para ordenar su trabajo:
• Carpeta de eventos.
• Libro de Eventos o de Reservaciones.
• Organigrama.
• Manual de funciones.
• Planilla de contratación de personal.
• Reglamento de trabajo (pre y durante).El encargado de marketing
• Investiga el mercado.
• Vela y verifica la satisfacción del cliente.
• Promociona a la empresa y los eventos de ella.
• Desarrolla material promocional.
• Contrata a las agencias de publicidad e imprentas.
• Busca auspicios.

El encargado de finanzas
• Realiza trámites y permisos para la realización del evento en
municipalidades, defensa civil, y otros.
•Realiza los contratos con terceros y proveedores.(todo debe tener copia)
• Realiza los contratos con auspiciadores.
• Estima costos de los eventos. (imprevistos de 3.5%)
• Revisa los presupuestos antes de entregarlos al cliente.
• Lleva ingresos y egresos de la empresa.
• Realiza pagos y cobranzas.
• Evalúa, aprueba o rechaza las solicitudes de crédito de
cliente.

El encargado de logística• Recibe la lista de necesidades para el evento.
• Busca precios y presupuestos.
• Convoca y selecciona a los proveedores.
• Selecciona proveedores.
• Emite la orden de compra o alquiler a los proveedores.
• Recibe lo comprado verificando la calidad de los productos.
• Almacena correctamente lo comprado.
• Distribuye los insumos y materiales a los solicitantes.
• Realiza un inventario delárea.

El encargado de cocina (A Y B)
• Crea y/o adapta las recetas a la cantidad de personas y solicitud del
cliente (esto puede ser necesario antes del evento).
• Verifica fecha del evento, cantidad de personas y menú elegido.
• Planifica la cantidad y tipo de personal que necesitará.
• Realiza los pedidos de insumos a logística o realiza las compras
directamente (depende de la empresa).
•Organiza la brigada de cocina.
• Elabora junto a la brigada de cocina los alimentos.
• Supervisa el trabajo de la brigada de cocina.
• Mantiene ordenada y limpia la cocina.

El encargado de bar
• Crea y/o adapta las recetas a la cantidad de personas y solicitud del
cliente (esto puede ser necesario antes del evento).
• Verifica fecha del evento, cantidad de personas y bebidas elegidas.
•Planifica la cantidad de personal que necesitará.
• Realiza la lista de pedidos de materiales y bebidas para trabajar.
• Monta el bar.
• Mantiene un estricto control de todo el stock de bebidas.
• Elabora los tragos.
• Supervisa el trabajo de sus asistentes (se calcula 1 cada 100 personas).

El encargado de mozos
• Realiza la lista de pedido de materiales para trabajar.
• Cita a losmozos.
• Reúne a los mozos y da las instrucciones (pulido de menaje,
modalidad de servicio, propinas, atención de invitados, etc).
• Monta una mesa como modelo.
• Asigna mesas a los mozos.
• Supervisa a capitanes de mozos y mozos durante el evento.
• Es responsable de la buena atención de las mesas.
• Coordina con cocina y el bar la salida de platos (o la reposición de
ellos) y bebidas (o lareposición de ellas).
• Desmonta las mesas luego del evento.
• Devuelve los materiales de trabajo al encargado de Logística.

Calculo de mozos para eventos
• Un Maitre por evento
• Un capitán de mozo (para controlar de 10 a 15 mozos)
• Un mozo cada 10 personas para un evento muy formal (banquetes) para servir alimentos.
• Un mozo cada 20 personas para servir bebidas para un evento muyformal, servido a la mesa.
• Un mozo cada 20 personas ó cada 30 personas más personal de buffet para evento informal
• Un mozo cada 45 personas para cócteles y coffee break.
• Un mozo cada 40 personas más personal de buffet para standing lunch ó dinner, este tipo de servicio es bocaditos va con platos de entrada y tenedor y se colocan mesas de apoyo, es un servicio para jóvenes, empresas,...
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