Funciones gerente de proyecto

Nº 1108
DOCUMENTO PLANNING
Publicación periódica coleccionable
Por Carlos Alberto Mejía Cañas
Consultor / Gerente

LAS FUNCIONES DE UN GERENTE DE PROYECTOS
Los proyectos son realizaciones extraordinarias que se salen de la cotidianidad y del día a día
de las empresas. Se ejecutan para elevar los niveles de competitividad, adquirir nuevas
capacidades, desarrollar alternativas comerciales,transformar tecnológicamente la compañía,
realizar cambios en todas o algunas de las componentes del modelo de negocios, entre otras
posibilidades. Son ejecuciones que frecuentemente son complejas y normalmente
comprometen recursos humanos, técnicos y financieros considerables.
En ocasiones concurren simultáneamente varios proyectos que comprometen la capacidad de
la administración paraejecutar con éxito lo cotidiano y los propios proyectos, volviendo el
tema en extremo delicado. Lo prudente es no abordar simultáneamente varios proyectos
porque se generan conflictos de prioridad y asignación de recursos entre ellos.
En situaciones como estas se recomienda el uso de “Gerentes de Proyectos”, función cuyo
alcance y contenido vamos a describir en este documento. El trabajo de ungerente de
proyectos se relaciona con las actividades administrativas de planificación,
organización, dirección y control de los recursos a su cargo (personal, presupuesto,
equipo y materiales) para satisfacer los requerimientos técnicos, de costo y de tiempo,
que permitan finalizar con éxito el o los proyectos bajo su responsabilidad, según se
haya presupuestado.
Hagamos un desglose de estecargo:
1. Para cumplir con las anteriores responsabilidades, el gerente de proyecto debe
asumir los siguientes roles:
Planificador: tanto del proyecto como de los recursos a su cargo.
Integrador: de los esfuerzos de las distintas áreas de una empresa que participan en el
proyecto.
Comunicador: para mantener el interés por el proyecto y la oportuna acción de las
diferentes áreas de la empresa.Administrador: de recursos físicos, tecnológicos, humanos y financieros pertenecientes al
proyecto.
Mentor / coach: para capacitar, estimular, supervisar, motivar y corregir a los integrantes
de su equipo del proyecto.

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Estas características ponen énfasis no sólo en lo técnico relacionado con el proyecto, sino en
lo cotidiano e institucional, para generar el liderazgo que todo proyecto requiere, si quiere
llegar a “buen puerto”.
2. En consecuencia las funciones a cargo del gerente de proyecto son:
Definir los objetivos del proyecto: que sean claros yalcanzables según las capacidades de
la empresa.
Alinear el proyecto con la estrategia empresarial / institucional.
Manejar los recursos físicos, financieros, humanos y su asignación a las tareas.
Administrar los costos y presupuestos.
Administrar la calidad del proyecto según los estándares de desempeño definidos.
Vigilar que las tres restricciones (calidad, costo y tiempo) a que se enfrentantodos los
proyectos se gestionen adecuadamente.
Gestionar los plazos para lograr terminar el proyecto a tiempo.
Participar en la integración del equipo del proyecto: definir los perfiles con las
competencias requeridas.
Garantizar que el personal del proyecto reciba toda la formación necesaria.
Analizar y manejar los riesgos.
Administrar el recurso humano.
Manejar las comunicaciones.Informar a todos los actores del proyecto sobre los avances o retrasos.
Orientar y/o delegar a su equipo, ejerciendo la supervisión necesaria.
Negociar con proveedores externos para asegurarse de que todos los materiales
necesarios para un proyecto estén en el momento adecuado.
Manejar las herramientas, los métodos, las métricas y los cronogramas maestros del
proyecto.
Hacer seguimiento y...