Función de compras

Capitulo 1. Consideraciones

1. Concepto de compra.

Esta operación comprende desde el instante en que se origina la necesidad de realizar la incorporación, hasta que el elemento adquirido es entregado por el proveedor y registrado en la documentación contable.
La operación de compras abarca una serie de actividades realizadas con el propósito de que ingrese un bien mediante suadquisición.

2. Distintas formas de compra.

Son factores determinantes de la forma de realizar la adquisición de bienes: la actividad habitual desarrollada por la empresa, la importancia de la empresa dentro del contexto de mercado (poder de compra), el tipo de artículos a adquirir, la significatividad de la compra, la ubicación geográfica del proveedor, las características del vendedor, etc. Sepuede considerar que si se tienen definidas en forma independiente:

* Las compras normales
* La adquisición de elementos denominados menores
* Los bienes importados
* Las incorporaciones de bienes del activo fijo, se podrá actuar más coherente

3.1 Compras normales

Se ubican las materias primas a incorporarse en un proceso productivo y en otros bienes o elementosrepresentativos de una erogación de carácter general identificada con el área de producción, comercialización o administración.

3.2 Adquisición de elementos menores

Es evidente que no todo lo que se adquiere se hace con el ánimo de incorporarlo primero en los depósitos, para luego, al ser solicitado, darle salida. Los elementos que caracterizamos con el nombre de menores se adquieren conun destino específico. Las compras menores se vinculan con los elementos que no están presupuestados, y su requerimiento nace cuando el bien debe ser empleado.
Para saber si los bienes que estamos considerando deben registrarse en las fichas de inventario permanente o no, hay dos variantes; la primera es que todos los elementos son permitidos al depósito, para luego darle salida cuando se lesnecesite; la segunda es que todos los materiales o elementos son entregados de inmediato al sector que los solicito.
Esta manera de operar no incide en los costos de fabricación pues las compras que se manejan sin pasar por el almacén para que afecte al sector que corresponde, solo requieren que se mencione en la orden de compra y previamente en la solicitud que efectúa dicho sector, el número decuenta en la que se deben cargar los elementos adquiridos.

3.3 Compras en el Exterior

Cando se importan bienes deben contemplarse particularidades vinculadas con el vendedor, el flete, los seguros de cambio y transporte entre otros. Estas compras se realizan frecuentemente en un volumen considerable que para las compras locales para abaratar costos de la mercancía, fletes etc. Seefectúa al proveedor anticipos, donde el documento debe estar respaldado por un responsable de la empresa.
En este tipo de operación, para el ingreso de determinados bienes se necesita la autorización de algún organismo del Estado según las disposiciones en vigor en materia de comercio internacional. Otro aspecto a tomar en cuenta es el retiro de los bienes de la aduana, es el relativo a los aranceleso importación a abonar

3.4 Compras de bienes del activo fijo

Se caracteriza por tratarse de elementos que no requieren una reposición permanente. Incluye rodados, maquinarias, motores, herramientas, instalaciones, inmuebles etc.
En virtud de que en estas operaciones es en general de importancia, se solicita para la autorización de la misma la conformidad de un alto representante dela empresa, como la del gerente general o director general.

Capítulo 2. Control de ingreso de bienes

1. Aspectos generales

En establecimientos de envergaduras, las adquisiciones de materias primas, equipos, repuestos y elementos de distinta índole se centralizan en el departamento de compras.
En pequeñas empresas quizá, no sea adecuado mantener un departamento específico de...