Generalidades de la administración documental y vocabulario archivístico

NOMBRE: xxxxxxxxxxxxx
FECHA: 8 DE JUNIO 2012
ACTIVIDAD: TALLER 1
TEMA: GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Y VOCABULARIO ARCHIVÍSTICO

1. Establece 5 objetivos que debe perseguirla Administración Documental.
2. Elabora una relatoría sobre el PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL en la entidad donde laboras. Esta relatoría no debe ser mayor a una cuartilla.
3. Identifica en tupuesto de trabajo las funciones que realizas y HAS UNA BREVE DESCRIPCIÓN de cada una de ellas a partir del tema funciones de la Administración Documental.
4. Revisa los términos archivísticos queaparecen en el tema “Vocabulario Archivístico” (Ver
material de apoyo), examina el listado de términos, elige 5 de ellos y consulta su definición.

SOLUCION

1. * Tener en cuenta la importancia quetiene los documentos de archivos
dentro de cualquier institución pública o privada.
* Buscar la racionalización y control de la producción documental, basándose
en los procedimientosarchivísticos, con el fin de evitar la producción de
documentos innecesarios o que documentos que no lo ameriten sean
conservados por más tiempo del necesario o el reglamentario.
* Hacer una reglamentación encuanto al tipo de materiales y soportes de
calidad que se empleen, todo en busca de la preservación del medio
ambiente.
* Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida,efectiva y exacta.
* Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como
verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración

2. Es el responsable de larecepción, verificación, organización, almacenamiento, control y preservación de los documentos derivados de la ejecución de los contratos entre Ecopetrol y sus contratistas, cumpliendo los estándares,normativa y lineamientos establecidos en el Sistema de Gestión Integral de ECOPETROL (calidad, OHSAS, entre otros).


3. *Recibir y verificar la información física y electrónica del cliente...