gestión documental

Recepción
Las comunicaciones oficiales que ingresen deberán ser revisadas para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que los remite,dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente.
Si la comunicación oficial que ingresa es competencia de la entidad y está completa se procederá a la radicación de la misma
Elarticulo 10 parágrafo único (Acuerdo 060 del 2001)”Cuando una comunicación no este firmada ni presente el nombre del responsable(S) de su contenido, se considerara anónima y deberá ser remitida sin radicar,a la oficina de su competencia, donde se determinara las acciones a seguir”
Se realiza la devolución por no ser competencia de la entidad o no poseer los anexos enunciados (no estar completa),indicando al peticionario que debe realizar nuevamente el trámite.
Se radica la comunicación oficial asignando un número consecutivo, dejando constancia de la fecha y hora de recibo, con el propósito deoficializar su recepción. Cuando el peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregara de inmediato su copia debidamente radicada.
Distribución
Clasificar y llevar una planillade control de comunicaciones recibidas

La comunicación que se realizo fue interna entre dependencias
Recepcionar
Verificar que las comunicaciones cumplan con el instructivo 014 del 2 de mayo de2014 (pautas generales para la producción, distribución y tramite de las comunicaciones oficiales de la policía nacional)
Si está completo se procede a radicar
Si no lo está se hace la devoluciónal peticionario
Se entrega copia al peticionario y el original se escanea para ser radicado mediante el software GECOP (Gestor de Contenidos Policiales)
Se debe generar las planillas decomunicaciones recibidas a través del software al cierre de la ventanilla
Clasificación de documentos para distribuir a las dependencias

Controlar, recuperar y conservar para su utilización, identificar...