Gestión Documental
Páginas: 3 (649 palabras)
Publicado: 13 de marzo de 2013
LECTURA #1
La gestión documental es muy importante para una empresa, no solo permite llevar un registro más ordenado de sus actividades, sino que garantiza el fácil acceso para usos posteriores delos documentos, a pesar de la poca importancia que se le daba a algunos registros en los archivadores, si en determinado momento estos eran necesarios buscarlos era un proceso que requería muchotiempo. Debido a esto surge la necesidad de usar métodos de clasificación e innovar creando programas o aplicaciones que permitan almacenar todo de forma ordenada, ya sea en un equipo o en línea, sobretodo cuando se genera diariamente grandes cantidades de documentos que además no necesitan guardarse por mucho tiempo.
La gestión documental se compone del manejo de los archivos de papel, las basesde datos y los documentos electrónicos.
Para diseñar un adecuado sistema de gestion de documentos hay que tener en cuenta unas pautas corporativas como son los Criterios de archivo y recuperación,Política de versiones, Cómo nombrar los documentos y Cuál debe ser la política de revision y preservación de los documentos.
Según D´ALÒS-MONER, A, 2006, un sistema de gestión debe contar con unmétodo determinado para la clasificación de los documentos desde el momento de la creación hasta que puedan eliminarse o si deben conservarse, por ejemplo que contiene el archivo, que tipo dedocumento es, y a que proceso está asociado, es muy importante además saber que debe mantenerse y que puede eliminarse para evitar la acumulación de documentos o que los documentos innecesariamente esténduplicados .
Los sistemas de gestión además de facilitar la organización de archivos beneficia la empresa ya que reduce los gastos que implica el uso de el papel y los espacios como bodegas, aunque notodos los documentos puedan almacenarse de esta manera por qué no representa un soporte legal por esto ciertas compañías prefieren aun conservar algunos en papel, y para garantizar la durabilidad...
La gestión documental es muy importante para una empresa, no solo permite llevar un registro más ordenado de sus actividades, sino que garantiza el fácil acceso para usos posteriores delos documentos, a pesar de la poca importancia que se le daba a algunos registros en los archivadores, si en determinado momento estos eran necesarios buscarlos era un proceso que requería muchotiempo. Debido a esto surge la necesidad de usar métodos de clasificación e innovar creando programas o aplicaciones que permitan almacenar todo de forma ordenada, ya sea en un equipo o en línea, sobretodo cuando se genera diariamente grandes cantidades de documentos que además no necesitan guardarse por mucho tiempo.
La gestión documental se compone del manejo de los archivos de papel, las basesde datos y los documentos electrónicos.
Para diseñar un adecuado sistema de gestion de documentos hay que tener en cuenta unas pautas corporativas como son los Criterios de archivo y recuperación,Política de versiones, Cómo nombrar los documentos y Cuál debe ser la política de revision y preservación de los documentos.
Según D´ALÒS-MONER, A, 2006, un sistema de gestión debe contar con unmétodo determinado para la clasificación de los documentos desde el momento de la creación hasta que puedan eliminarse o si deben conservarse, por ejemplo que contiene el archivo, que tipo dedocumento es, y a que proceso está asociado, es muy importante además saber que debe mantenerse y que puede eliminarse para evitar la acumulación de documentos o que los documentos innecesariamente esténduplicados .
Los sistemas de gestión además de facilitar la organización de archivos beneficia la empresa ya que reduce los gastos que implica el uso de el papel y los espacios como bodegas, aunque notodos los documentos puedan almacenarse de esta manera por qué no representa un soporte legal por esto ciertas compañías prefieren aun conservar algunos en papel, y para garantizar la durabilidad...
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