Gestion de compras

1.1 Concepto de compras.
1.1.1 Antecedentes.

Las compras son casi tan antiguas como la historia del hombre. Empezaron cuando el hombre dio en trueque o en cambio alguna de sus propiedades por la posesión de una pertenencia ajena. La compra ha sido siempre básica para el progreso y la riqueza del hombre, trátese de
su progreso o riqueza personal o como parte de sus funciones ya organizadas engrupo. Toda actividad industrial exige materiales y suministros para su funcionamiento. Antes de que una rueda pueda empezar a girar dentro de un proceso fabril, deben tenerse materiales al alcance de la mano, y la seguridad de que el abastecimiento de dichos materiales será continuo, con el fin de hacer frente a las necesidades y los programas de producción. La calidad de los materiales debe serla adecuada para el objeto a que se destinan y la conveniente para el proceso y el equipo utilizados.

1.1.2 Conceptos

-Compras es un proceso en el que participan el solicitante que formula el requerimiento de un bien tanto de patrimonio como un bien para el consumo en el proceso de su actividad dentro de la institución.
Además del servicio que solicita la compra, participa la oficina deCompras propiamente dicha, esta oficina de compras recibe el requerimiento, selecciona el proveedor y registra las ofertas, luego selecciona el proveedor y emite la orden de compra.
-La gestión de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo, es decir, al mínimo costo, con la calidad adecuada y en el momento oportuno.
-A la compra sele define de la siguiente manera: adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y al precio adecuados y del proveedor más apropiado.
- Dentro del concepto de empresa moderna las compras se deben manejar por un departamento especializado que debe formar parte de la propia organización de la compañía.
- Se puede afirmar que comprar supone el proceso de localización y selecciónde proveedores, adquisición de productos (materias primas, componentes o artículos terminados), luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, así como el acompañamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas.

1.2 Funciones del depto. De compras
1.2.1 Funciones.
En este conjunto de actividades se pueden enumerar según las siguientesfunciones:
• detección de la necesidad
• solicitud y análisis de alternativas de compra
• negociación con los proveedores
• colocación de órdenes de compra. (La orden de compra es un documento o formulario que inicia el procedimiento administrativo de compras, al adjudicar aun proveedor dicha operación)
• seguimiento y activación de órdenes de compra. Se refiere al proceso por el cual, una vezemitida la orden de compra, se sigue la producción y entrega del producto o servicio adquirido a fin de que cumpla con los requisitos de calidad y tiempos
• recepción de efectos comprados
• almacenaje y registro
• entrega de los insumos para su utilización al sector que originalmente los requirió.

También existen actividades complementarias y derivadas de la acción de " compras que formanparte de las funciones de compras:

• estudio permanente del mercado de oferta, o sea análisis de proveedores y productos actuales y potenciales
• formulación de pronósticos y presupuestos de necesidades en función de los consumos previstos
• fijación de parámetros para optimizar las decisiones de compras (lotes óptimos de compras, puntos máximos y mínimos de pedido)
• mantenimiento deregistros de existencia (sistema de información de los niveles de stock)
control de calidad de bienes comprados o servicios adquiridos.

1.2.2 Relación con otras áreas

La Dirección General, a través de la fijación de políticas generales, procedimientos y análisis de las tendencias y cambios en el entorno; en lo que involucra a las compras de la empresa.

Producción, a través de información...