Gestion De Comunicaciones

Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos. Los directores del proyecto pasan la mayor parte del tiempo comunicándose con losmiembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos (en todos los niveles de la organización) como externos a la misma. Una comunicación eficaz crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y perspectivas e intereses diversos en la ejecución o resultadodel proyecto.

Este capítulo incluye:
• Identificar a los Interesados
• Planificar las Comunicaciones
• Distribuir la Información
• Gestionar las Expectativas de los Interesados
• Informar el Desempeño

10.1 Identificar a los Interesados—Es el proceso que consiste en identificar a todas las
personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y documentar información
relevanterelativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del mismo.

10.2 Planificar las Comunicaciones—Es el proceso para determinar las necesidades de
información de los interesados en el proyecto y definir cómo abordar las
comunicaciones con ellos.

10.3 Distribuir la Información—Es el proceso de poner la información relevante a
disposición de los interesados en el proyecto, de acuerdo conel plan establecido.

10.4 Gestionar las Expectativas de los Interesados—Es el proceso de comunicarse y
trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar
los problemas conforme se presentan.

10.5 Informar el Desempeño—Es el proceso de recopilación y distribución de la
información sobre el desempeño, incluyendo los informes de estado, las mediciones
delavance y las proyecciones.

Estos procesos interactúan entre sí y con procesos de las otras áreas de conocimiento.
Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en una o más fases del
proyecto, en caso de que el mismo esté dividido en fases. Aunque los procesos se presentan
aquí como componentes diferenciados con interfaces bien definidas, en la práctica se
superponen einteractúan en formas que no se detallan aquí.
Las dimensiones posibles de la actividad de comunicación son, entre otras:
• interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros proyectos, medios de comunicación, público)
• formal (informes, memorandos, instrucciones) e informal (correos electrónicos, conversaciones ad hoc)
• vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organización) y horizontal(entre colegas)
• oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones extraoficiales)
• escrita y oral
• verbal y no verbal (inflexiones de voz, lenguaje corporal)

La mayoría de las habilidades de comunicación son comunes a la dirección en general y a
la dirección de proyectos. Entre estas habilidades, se incluye:
• escuchar de manera activa y eficaz
• formular preguntas,sondear ideas y situaciones para garantizar una mejor comprensión
• educar para aumentar el conocimiento del equipo a fin de que sea más eficaz
• investigar para identificar o confirmar información
• identificar y gestionar expectativas
• persuadir a una persona u organización para llevar a cabo una acción
• negociar a fin de lograr acuerdos entre partes, que resulten mutuamente aceptables
•resolver conflictos para prevenir impactos negativos
• resumir, recapitular e identificar las próximas etapas

10.1 Identificar a los Interesados
Identificar a los Interesados es el proceso que consiste en identificar a todas las personas u
organizaciones impactadas por el proyecto, y en documentar información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del...