Gestion documental

“GESTION DOCUMENTAL II- TRABAJO II-”

CHENY GUZMÁN DÍAZ JUAN CAMILO HERNANDEZ RAMIREZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA 2009

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“GESTION DOCUMENTAL II- TRABAJO II”

JUAN CAMILO HERNANDEZ RAMIREZ CHENY GUZMÁN DÍAZ

TUTORA: MARIA PATRICIA ARCILA ALVAREZUNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA 2009

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TABLA DE CONTENIDO

Pág. INTRODUCCIÒN……………………………………………………………... 1. Marco Institucional…………………………………………………… 2. Diagnóstico Gestión Documental………………………………….. 2.1. Situación actual………………………………………………………. 2.2Hallazgos……………………………………………………………… 2.2.1 Para resaltar …………………………………………………………. 2.2.2 Oportunidades de mejora …………………………………………. 3. Lineamientos del PGD………………………………………………. 3.1 Administrativos……………………………………………………….. 3.2 Económicos…………………………………………………………… 3.3 Tecnológicos………………………………………………………….. 3.4 Gestión del Cambio ………………………………………………….. 4. Planeación del Sistema de Gestión Documental………………… 4.1 Normatividad………………………………………………………….. 4.2Estructura organizacional ………………………………………….. 4.3 Definición de los Programas de Gestión Documental …………… 4.3.1 Subprograma Producción y elaboración de documentos……….. 4.3.2 Subprograma Utilización y conservación………………………..... 4.3.3 Subprograma Evaluación y disposición. ………………………….. 5. Arquitectura tecnológica para la Gestión Documental …………… 6. Condiciones necesarias para asegurar el éxito del programade gestión documental…………………………………………………………………… 7. Conclusiones……………………………………………………………… 8. Bibliografía………………………………………………………………… 9. ANEXOS…………………………………………………………………... 4 5 6 8 10 10 11 13 14 16 17 18 20 20 29 29 31 32 33 35 38 39 40 41

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INTRODUCCIÒN
La Ley General de Archivos 594 de 2000 - señala, entre otros aspectos, que los documentos institucionalizan, las decisiones administrativas ylos archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia. De conformidad con la misma Ley, los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora y por tal razón se establece la obligatoriedad de la creación de archivos en las entidades públicas,responsables de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos; y que el Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos. Este documento establece los principales aspectos técnicos, económicos, financieros, legales, contractuales,entre otros que el ICETEX considera, el Oferente debe tener en cuenta para elaborar y presentar la propuesta. El documento debe ser interpretado como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada. El orden de los capítulos, numerales y cláusulas no debe ser interpretado como un grado de prelación entre los mismos. Es responsabilidad del oferente examinar todas lasinstrucciones y especificaciones contenidas en este pliego de condiciones.

La Ley 594 de 2000 estableció en el título IV, las normas relativas a la “ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS”, el artículo 14 establece los principios relacionados con la propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos, consagrando en el parágrafo 1: “La administración pública podrá contratar con personas naturales ojurídicas los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo”.

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1. MARCO INSTITUCIONAL El Instituto de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior nació el 3 de agosto de 1950 e inició labores el 22 de octubre de 1952, bajo el mandato del Dr. Gabriel Betancur Mejia, cuyo objetivo es el de fomentar y promover la...