Gestion documental

Instructivo para la Organización de los Archivos de Gestión en la Administración Central del Municipio de Cali

Sistema Municipal de Archivos Programa de Gestión Documental de la Administración Central 2006

Archivos de Gestión ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO DE SANTIAGO DE CALI COMITÉ DE ARCHIVO Creado mediante Decreto 0674 de 2000 , modificado por el 0534 del 2001 SECRETARÍA GENERAL AbogadaMaría del Mar Machado Jiménez Presidenta DIRECCIÓN JURÍDICA Abogado Miguel Angel Arias Baquero SECRETARÍA DE CULTURA Abogada, Mariana Garcés de Córdoba OFICINA ASESORA DE INFORMÁTICA Y TELEMÁTICA Ingeniero Electrónico, Gilber Corrales Rubiano DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN Arquitecta, Fabiola Aguirre JEFE DE GRUPO DE ARCHIVO Administradora, Amanda Acosta Manzano Secretaria Comité

ALCALDE ABOGADOAPOLINAR SALCEDO CAICEDO Amparo Chávez, Valorización e Infraestructura vial Claudia Moreno, Planeación Municipal Abogada Maria del Mar Machado J, Secretaria General Martha Lucía Triana, Dirección Jurídica Economista Maria del Rosario Peña, Directora de Hacienda Sandra del Pilar Zuluaga, Hacienda Arquitecta Fabiola Aguirre, Directora de Planeación Amanda Rivera, Hacienda Abogado Miguel Angel AriasBaquero, Director Jurídico Héctor Victoria Abogado Villabona, Director de Control I. Disciplinario Rodrigo Borrero, Control I. Disciplinario Abogado Jose Manuel Vergara, Director de Control Interno Carlos Freddy García, Tránsito Ingeniera Inés Fernanda Caicedo, Directora Dagma Abogada Patricia Bermúdez Herrera, Directora Desarrollo Luz Marina García, Gobierno, Convivencia y Seguridad Adtivo ClaudiaAgudelo, Desarrollo Administrativo Ingeniero Gilber Corrales Rubiano, Asesor de Informática Silvio Unigarro, Educación Abogada Lida Maria Roldán, Asesora Comunicaciones Ingeniero Francisco José Galviz, Asesor de Fomento COORDINADOR EDITORIAL Médico Alberto Zuluaga, Protocolo y Relaciones Públicas Diseño, Diagramación e Impresión Ingeniero Henry Molina Mogollón, Asesor de Fotografías AbogadoAdministrador Rodrigo Ordóñez Ochoa, asesor Licenciado Carlos Alberto Rojas, Asesor de Paz Licenciado Juan Carlos Dorado Asesor Social Licenciado Hernán Sandoval Quintero, Secretario Educación Médico Eduardo Cruz Fernández, Secretario Salud Licenciada Maria Cristina Zapata, Secretaria Desarrollo Territorial Ingeniero Luis Eduardo Lian Arana, Secretario de Vivienda Social Licenciado Rodrigo SantiagoPérez, Secretario Deporte Ingeniero Germán Medina Scarpeta, Secretario Infraestructura y Valorización Ingeniero Miguel Angel Muñoz, Secretario de Tránsito Abogado Miguel Yusti, Secretario de Gobierno (Colombia) Alcaldía Santiago de Cali, Secretaría General Versión 01 Archivo General del Municipio de Santiago de Cali 1000 ejemplares 2006

COMITÉ EDITORIAL

Secretaria General

INSTRUCTIVO PARA LAORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL DEL MUNICIPIO DE CALI

Versión
Fecha de aprobación

1 2006

1. GENERALIDADES 1.1 Notas generales 1.2 Introducción 1.2 Objetivo del Manual de Archivos de Gestión 1.3 Alcance del Manual de Archivos de Gestión 1.4 Funciones del Archivo de Gestión 1.5 Principios básicos y responsabilidades del Archivo de Gestión 1.6 El MapaDocumental 1.7 Producción Documental 1.8 Recepción de las Comunicaciones oficiales 1.10 Tabla de Retención Documental 1.11 Definiciones 2. ORGANIZACIÓN 2.1 METODOLOGÍAS PARA LA FORMACIÓN DE EXPEDIENTES 2.2 Identificación, selección y valoración documental 2.3 Clasificación de documentos 2.4 Ordenación de los documentos en las carpetas 2.5 Foliación de documentos 2.6.Marcación de carpetas 2.7Recomendaciones
GESTIÓN

3.

PROCEDMIENTO PARA TRASLAD0 DE REGISTROS DE LAS OFICINAS AL ARCHIVO DE

4.

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR REGISTROS Y DOCUMENTOS AL ARCHIVO DE

GESTIÓN

5. ORGANIZACIÓN DEL DEPÓSITO DE ARCHIVO DE GESTIÓN 5.1 Condiciones de los depósitos 5.2 Recepción de Documentos en el Archivo de Gestión 5.3 Servicios de Consulta en el Archivo de Gestión

5.4 Preparación...