Gestion Documental

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL T.R.D.

Definición de TRD
Las Tablas de Retención Documental (T.R.D) son un listado de series, con sus correspondientes subseries y tipos documentales, a las cualesse asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Producción Circulación Almacenamiento Disposición Final
La elaboración de las Tablasde Retención Documental debe basarse en la estructura orgánico-funcional de la entidad productora, con el fin de identificar las series y subseries documentales cualquiera sea el soporte de lainformación.
Los períodos de retención y disposición final de la documentación son fijados en la Tabla de Retención. Estos pueden ser establecidos por ley, reglamento o propuestos por los gestores de ladocumentación ante las instancias correspondientes.
El tiempo de retención previsto para los documentos de archivo de oficina y de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas ylas disposiciones legales.
Una vez elaboradas las Tablas de Retención Documental, y aprobadas por la instancia correspondiente, deberán difundirse en todas las dependencias de la Institución, con unaguía explicativa a fin de facilitar su comprensión y aplicación.
Beneficios de las TRD
Los beneficios que se obtienen con la eficiente aplicación de las Tablas de Retención Documental, puedenclasificarse desde dos puntos de vista:
⇨ Administrativos
⇨ Archivísticos
Administrativos:
✓ Facilitan el manejo de la información.
✓ Contribuyen a la racionalización de laproducción documental.
✓ Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
✓ Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ellaestipulados.
✓ Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
✓ Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo....