Gestion Documental

GESTION DOCUMENTAL

Gestión Documental: Conjunto de actividades
administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen (recepción) hasta su destino final
(archivo histórico o microfilmación), con el objeto
de facilitar su utilización y conservación.
PRESENTACION DEL PROBLEMA

La gestióneficiente de la información es un área crítica para cualquier organización,
tanto en el sector público como en el privado, en las administraciones
y en el ámbito empresarial. Como consecuencia, en las últimas
décadas se han desarrollado numerosas iniciativas –la mayoría de ellas de
carácter tecnológico– para mejorar la gestión de la información en las organizaciones.
La mayor parte de losesfuerzos de adopción de tecnologías de la información
se han orientado a la utilización de bases de datos estructuradas,
y se ha prestado menos atención a la gestión documental (es decir, información
no estructurada). Sin embargo, la mayor parte de la información
que gestionamos se encuentra registrada en documentos.
se debe implementar la gestión documental en
unas prácticas operativas, quese puedan optimizar y llevar más fácilmente
a su utilización con el apoyo de soluciones informáticas, las cuales permitirán
reducir problemas, aprender a optimizar el uso de los programas de
gestión, organizar los asuntos de los diferentes clientes que maneja la Institución
y facilitar el desempeño de las actividades propias de cada dependencia
o área, entre otras.
la Institución implementóun sistema de gestión documental
que facilita el control de los documentos y registros requeridos en la
gestión de la organización.
El hecho de organizar los documentos de manera consistente, precisa y
uniforme durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación
o conservación definitiva, se convierte así en un factor clave para
la optimización de los procesos en el seno dela organización. Como parte
de los documentos de este sistema, la “Guía de Gestión Documental”
es el documento que define la estructura documental, las características y
componentes necesarios para evidenciar la operacionalización del Sistema
de Gestión Integral.
El presente documento es una herramienta que ofrece al funcionario de
Policía un conocimiento detallado sobre las técnicasorganizativas, y normas
que se aplican institucionalmente para gestionar los documentos, con un
enfoque eminentemente práctico y sencillo a través de la aplicación de los
procedimientos de control de documentos y de registros.
GENERALIDADES
OBJETO
Esta guía es una herramienta organizacional que permite mejorar las prácticas en la gestión
documental, a través de la estandarización de los documentosdel Sistema de Gestión
Integral de la Policía Nacional.
Identificar el tipo de documento y escribir el
código de acuerdo con la columna de codificación
del tipo de documento, ubicada en la
Tabla 1 Criterios de codificación al proceso y el
tipo de Documento
Nota: Para los demás documentos que se
produzcan, se sigue la codificación y parámetros
establecidos en la Tabla de RetenciónDocumental
vigente para la Policía Nacional.
EJEMPLO DE CODIFICAC
Un dígito y doscaracteresalfabéticoscorresponden alnivel eidentificación deproceso |
| Dos caracteresalfabéticoscorresponden altipo dedocumento | Cuatro dígitosCuatro dígitoscorresponden alconsecutivorelacionado con elproceso y tipo dedocumentodocumento |

Responsabilidad en la estructura documental
La estructura documentalpretende unificar los criterios para la elaboración, revisión, aprobación y
difusión de los tipos documentales del Sistema de Gestión Integral
Comuníquese y cúmplase: Es el modo de
comunicar, colectivamente, la existencia del acto
administrativo, lo que constituye un requisito
fundamental para la seguridad jurídica y una
condición legal de la que depende la eficacia del
acto administrativo....