Gestion

Documentación




Documentación 1

8.1 Control de Documentos 3
8.1.1 Introducción 3
8.1.2 Informe API /AGD 3
8.1.3 Proceso de Licitación o Precalificación de Contratos 3
8.1.4 Contratos 3
8.1.5 Ingeniarías 4
8.1.6 Compras 4
8.1.7 Obra 4
8.1.8 Criterio de archivo 4
8.2 Regularización De Cargos Al Proyecto 5
8.2.1 Alcance 5
8.2.2 Solicitud de Regularización de Imputaciones 58.2.3 Solicitud de Distribución de Imputaciones 5



1 Control de Documentos



1 Introducción


Este procedimiento se aplica a todas las actividades relacionadas con el manejo y archivo periódico de toda la documentación contractual, administrativa y técnica de la Cartera de Proyectos.

• Es responsabilidad del Encargado del Archivo Técnico del Proyecto, la recepción, circulación yarchivo de toda la documentación emitida y recibida con motivo de la ejecución del Proyecto.

• Toda documentación que se envíe al Archivo Técnico del Proyecto, deberá realizarse mediante una Nota Interna de Entrega de Documentación.

• Es responsabilidad de cada uno de los integrantes del Proyecto, que emitan o reciban documentación seguir las siguientes instrucciones.


2 Informe API

•Cuando se genere un API nuevo, se deberá enviar al Archivo Técnico, una copia completa de toda la documentación presentada (carta presentación, formularios, anexos, informes de ingeniería, etc.). Toda documentación generada posteriormente hasta su aprobación, incluyendo copia del Oficio, también deberá ser enviada al Archivo Técnico.

• Todo lo indicado en el párrafo anterior también vale paralas presentaciones posteriores de API antiguos.


3 Proceso de Licitación o Precalificación de Contratos

• Durante la precalificación de empresas y licitación de un contrato, el responsable del proceso deberá ir conformar el archivo con toda la documentación que se vaya generando, siguiendo el ordenamiento, numeración de archivadores y desglose de apartados, indicados en el procedimiento decontrol de contratos.


• Una vez finalizado el proceso, el responsable de éste deberá entregar los archivadores con toda la documentación generada y ofertas recibidas al Archivo Técnico del Proyecto.


4 Contratos

Una vez realizada la recepción de los trabajos de un Contrato, el Líder de Abastecimiento deberá remitir toda la documentación pertinente al Archivo Técnico, clasificada yordenado según lo indicado en el procedimiento de control de contratos.


5 Ingeniarías

Una vez que el Consultor emita el Informe de Cierre de un Proyecto, el Administrador del Contrato deberá entregar una copia completa al Archivo Técnico, tanto en papel como en archivo magnético.

6 Compras

• Una vez finalizado el proceso de cotización y colocación de la Orden de Compra de unaadquisición por parte de la División, el Comprador deberá enviar al Archivo Técnico una copia completa de toda la documentación generada durante el proceso, incluyendo las ofertas técnicas y económicas presentadas.

• También se deberá remitir una copia de toda la documentación generada durante el proceso de fabricación y/o provisión del Vendedor, incluyendo cartas, minutas, programas de entrega,informes de inspección, etc.


• Cuando el Vendedor entregue Catálogos, Especificaciones y Planos Certificados para Aprobación o Aprobados, el comprador deberá remitir una copia al Jefe de Proyecto y una copia al Archivo Técnico.

• Será responsabilidad del Lider de Proyecto remitir una copia de la Documentación Certificada al Administrador de Contrato de la Obra correspondiente o alAdministrador del Contrato de Ingeniería de Detalles, según corresponda.

7 Obra

• Una vez realizada la Recepción Provisional de una Obra, el Administrador de Contrato deberá remitir toda la documentación contractual[1], administrativa[2] y planos As Built, al Archivo Técnico.


8 Criterio de archivo


Como criterio general dentro de cada apartado del archivador, se deberá archivar en orden...