Gestión Documental

1) FASES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
1. Estudio documental
2. Clasificación y registro
3. Custodia:
· 3.1. Seguridad
· 3.2. Software especializado
· 3.3. Gestión integral a través de web
4. Gestión de consultas
5. Destrucción
2) COMO SE PUEDEN APLICAR LAS FASES EN UNA EMPRESA
EJEMPLO: EMPRESA LOGISMAN
1. Estudio documental
La primera fase de gestión documental consiste en larealización de un estudio de la situación actual de la documentación: cómo se genera, cómo es archivada..., Identificando y proponiendo posibles áreas de mejora.
El diagnóstico inicial nos permite crear la estructura documental, de modo que su registro y ubicación optimice el tratamiento y consulta en el futuro. Del mismo modo se determina el tiempo que la información debe ser guardada,denominado “plazos de paso a histórico y expurgo”. Todo este proceso se desarrolla en estrecha colaboración con su empresa y se divide en:
•Consultoría.
• Recogida de la documentación en sus instalaciones.
•Tratamiento archivístico para la identificación y recuperación del volumen documental.
•Destrucción de aquella documentación que deja de
Tener un valor legal o que por cualquier otro motivo suConservación no es necesaria.
2. clasificación y registro
Validación: Se valida la base de datos del cliente, o se crea una base de datos en caso de no disponer de ella.
Grabación: Grabación de los datos correspondientes de cada serie documental para su ubicación y tratamiento. Grabación del rango o fecha en la que un documento queda cancelado para su futura destrucción.
Digitalización: Seofrece la posibilidad de digitalizar la documentación y guardarla en soporte informático.
Ubicación: Asignación de una etiqueta para su posterior ubicación.
NOTA: La documentación se almacena, clasifica y registra a través de una etiqueta con un rango de numeración.
En la etiqueta sólo figura un código de barras, cuyo objeto es salvaguardar la identidad de nuestros clientes.
3 custodia
Ladocumentación se custodia en las instalaciones propiedad de Logisman, garantizando el orden, accesibilidad, seguridad y confidencialidad.
A este servicio lo denominamos “Guarda y custodia” acogiéndonos al significado textual de ambos términos: “poner algo donde esté seguro” y “guardar con cuidado y vigilancia”.
El sistema está orientado a la rapidez y precisión ante cualquier consulta que senecesite realizar.
Para la custodia estándar se introducen cuatro subcontenedores por contenedor, optimizando el espacio y ahorrando en costes. No obstante, ofrecemos alternativas en cuanto a medidas o número de subcontenedores, adaptándonos a la situación de cada cliente si se observa necesario.
Nuestras instalaciones y procedimientos nos permiten responder y participar en cualquier proceso decertificación o auditoría al que se sometan las empresas de nuestros clientes.
Nuestra política es la orientación al cliente, de forma que sienta en todo momento que su documentación está en sus propias instalaciones, independientemente de la distancia.
3.1 custodia: seguridad
Deben Ofrecer unas instalaciones perfectamente adecuadas, dotadas con los más modernos sistemas de seguridad:
•Sistemas de alarmas y detección.
• Videovigilancia exterior e interior.
• Guardia de seguridad.
• Barreras ópticas.
• Instalación contra incendios.
Para una mayor seguridad se han instalado “generadores de espuma” regulados en la norma NFPA-11, de forma sectorizada, para eliminar el uso del agua en caso de incendio. Cualquier posible foco de fuego se extinguiría sin peligro de dañar elarchivo.
3.2 Custodia: Software especializado
Disponemos de software propio, desarrollado y evolucionado específicamente para la gestión de documentación, que nos permite adaptarnos con rapidez y en cada momento a las necesidades operativas particulares de cada cliente.
Trabajan bajo los más estrictos sistemas de seguridad Informática entre los que destacan:
• Certificación ECA que acredita...