Gestión Documental

IMPORTANCIA DE LO ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL PARA CUALQUIER ORGANIZACIÓN.

Una de las importancias que tiene la Organización Documental es analizar las agrupaciones documentales de fondo a fondosdocumentales de la entidad donde laboras, investiga cómo fueron conformadas, indaga sobre la metodología que emplean para clasificar la documentación. Un ejemplo que podía colocar es el archivo en laPolicía Nacional está conformado por tablas de retención documental y estas a su vez por series y subseries.
Se clasifica de acuerdo a la serie o subseries según el asunto del documento que se recibeo se envía, además de esto se toma como guías las directivas e instructivos enviados por la dirección general, ya que el archivo que maneja la policía nacional de Colombia es muy complejo y de granmagnitud.
* Los documentos se ordenan de tal manera que el documento con fecha más antigua de la producción, es el que da inicio al trámite y será el primer documento que se encontrara al abrir lacarpeta y el documento con la fecha más reciente se encontrara al final de la misma.
* De igual manera se llevan libros radicadores de documentos llegados como salidos con el fin de generar unorden y clasificación al momento de una consulta.
* La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo elacceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, estas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o del funcionario enquien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución o a las leyes. En la correspondiente oficina se llevará elregistro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta.

Otro elemento que sin duda alguna es importante dentro de una obra es la Administración del Talento Humano, el cual pone de...