Getting things done

Los principios esenciales de GTD son los siguientes:

Recopilar
Depositar en "cubos" externos, todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento. Allen se refiere a los correos electrónicos, grabadoras, libretas de notas, PDAs y agendas como simples "cestas" o "cubos" de almacenamiento. El objetivo es "sacar" todo de nuestra mente y recogerlo en alguno de estos elementos dealmacenamiento para luego procesarlos. Tras el procesamiento, todos los "cubos" deberían vaciarse al menos una vez por semana

Procesar
Cuando estés procesando tu "cubo", deberías seguir estrictamente este orden:

Empezar siempre por el principio
No procesar más de un elemento a la vez.
No enviar de vuelta al "cubo" a ningún elemento.
Si un elemento requiere de una acción para serrealizado:
Si lleva menos de dos minutos, hazlo.
Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente.
Posponlo.
Si un elemento no requiere una acción,
Archívalo como referencia.
Deséchalo si no es procedente.
Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.
Regla de los dos minutos: "Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente". "Dos minutos" es una cifra orientativa,considerando que ese es también aproximadamente el tiempo que en cualquier caso habría que invertir para posponerla.

Organizar
Allen describe el conjunto de listas sugeridas que puedes usar para mantener un seguimiento de los elementos que esperan ser atendidos:

Acciones próximas - Para todo elemento que requiere tu atención, decide cuál es la próxima acción que es necesario tomar parallevarlo a cabo. Por ejemplo, si el elemento significa 'Escribir un informe del proyecto', la acción próxima puede ser "Escribir a Fred para reunirnos unos minutos" o 'Llamar a Jim para preguntarle los requisitos del informe' o algo por el estilo. Aunque puede haber muchos pasos y acciones que se requieran para completar un hito, siempre habrá algo que tú necesites hacer primero y debería ser guardadoen la lista de acciones próximas. Preferiblemente, éstas se guardarán por el contexto en el que se pueden hacer: 'en la oficina', 'por teléfono', o 'en la tienda'.
Proyectos - toda tarea inconclusa (que Allen denomina open loop 'bucle abierto') en tu vida o trabajo que requiere más de una acción para ser realizada se considera un 'proyecto'. Estas acciones deben ser revisadas periódicamente paraasegurar que todo proyecto tiene una próxima acción asociada a él y que puede ser llevada a cabo.
En espera - cuando tú has delegado una acción en alguien o estás esperando un evento externo antes de continuar trabajando en un proyecto debe ser registrado en tu sistema y comprobado periódicamente para ver si existe alguna acción adecuada o hay algún recordatorio que necesite ser enviado.
Algúndía/Quizá - se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible. Algún ejemplo podría ser 'aprender Chino' o 'tomarse unas vacaciones para hacer submarinismo'.
Un calendario también es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos; sin embargo, Allen recomienda específicamente que el calendario se reserve para lo que el denomina "paisaje yermo" (hardlandscape): cosas que se deben hacer obligatoriamente en un plazo específico, o reuniones y citas que han sido fijados en un momento en particular. Los elementos de la lista 'Pendiente' deberían reservarse para la lista de acciones próximas.

La clave definitiva de la organización según GTD es el sistema recordatorio. Getting Things Done afirma que un sistema recordatorio debe ser fácil, simple yamigable. Puede ser, incluso, un trozo de papel, si necesitas almacenar referencias, deberías tener un archivo dedicado para ello y para ninguna otra cosa. La sugerencia de Allen es que mantengas un único sistema recordatorio ordenado alfabéticamente para hacer tan rápido y fácil como sea posible el hecho de almacenar y buscar la información que necesitas.

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