Glosario de términos archivísticos

GLOSARIO DE TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS

1. Accesibilidad.
Posibilidad de consultar los documentos de archivo, dependiendo de la normatividad vigente, de su estado de conservación y del control archivístico.

2. Acondicionamiento.
Conjunto de operaciones materiales realizadas para la instalación adecuada de los documentos.

3. Acta de eliminación.
Documento que atestigua lasunidades documentales eliminadas en un expurgo.

4. Actividad Administrativa.
Conjunto de acciones, regladas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una oficina de la Administración, que se materializan en un tipo documental.

5. Anaquel. (V. Balda.)

6. Archivador.
Mueble de oficina metálico, preferentemente homologado, que sirve para mantener debidamente ordenadosdocumentos en trámite, fichas, etc.

7. Archivero.
Profesional con titulación universitaria, cuyo campo de actividad se centra en la programación y dirección del desarrollo de las técnicas adecuadas para la conservación, control y difusión de los fondos documentales.

8. Archivística.
Disciplina que estudia los principios teóricos y prácticos del funcionamiento de los archivos y deltratamiento de sus fondos.

9. Archivo.
Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas.
Institución encargada de la custodia, control y difusión de determinados fondos documentales. En función de la propiedad de los fondos: públicos y privados (eclesiásticos, nobiliarios, de empresa,familiares, etc. ). En función del ciclo vital de los documentos pueden ser: Archivos de oficina, centrales, intermedios o históricos.
El archivo también es el lugar donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.

10. Archivo Administrativo.
Archivo de una entidad administrativa.
Cada uno de los archivos que corresponden a las tres primeras etapas del Ciclo vital de losdocumentos, previas a la conservación permanente.

11. Archivo Central.
Es aquel en el que se agrupan los documentos transferidos de los distintos archivos de organismo una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante. Con carácter general y salvo excepciones, no podrán custodiar documentos que superen los treinta años de antigüedad. El archivo Central coordina y controlael funcionamiento de los distintos archivos de gestión en que se conserve la documentación tramitada por las unidades adscritas al mismo.

12. Archivo de Gestión.
Archivo de la oficina productora de los documentos en los que se reúne la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas. Con carácter general y salvo excepciones, nopodrán custodiar documentos que superen los 10 años de antigüedad.

13. Archivo Histórico.
Es aquel al que se transfiere o se ha transferido desde el Archivo Intermedio la documentación que deba conservarse permanentemente, por no haber sido objeto de dictamen de eliminación por parte del Archivo General de la Nación. También pueden conservar documentos históricos recibidos por donación,depósito, adquisición o por incorporación.

14. Archivo Intermedio.
Es aquel al que se transfieren los documentos desde los archivos centrales cuando su consulta por los organismos productores se hace esporádica y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico. Con carácter general y salvo excepciones, los archivos intermedios no podrán conservar documentosque superen los cincuenta años de antigüedad.

15. Asunto.
Contenido específico de cada uno de los expedientes de una serie documental que permite individualizarlos dentro del conjunto, de características homogéneas, en el que están integrados.

16. Autenticación.
Proceso mediante el cual se confiere a una copia valor de testimonio para que pueda sustituir al documento original....