Guia

INFORMACIÓN GENERAL
IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA 05 Gestión Documental
FECHA DE APLICACIÓN: Del 29 de abril al 21 junio de 2013
PROGRAMA DE FORMACIÓN: Técnico en Asistencia Administrativa
ID: 428973
CENTRO: Comercio y Servicios
COMPETENCIA
Organizar la documentación teniendo en cuenta lasnormas legales y de la organización

RESULTADOS DE APRENDIZAJE:
Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales y la legislación vigente.
Despachar los documentos generados en la unidad administrativa teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de los documentos, las normas internas y lalegislación vigente.
Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el despacho y la organización
de los documentos, de acuerdo con las políticas institucionales.


CRITERIOS DE EVALUACIÓN:
Utiliza los útiles, papelería, elementos, mobiliario y equipos requeridos para la recepción y despacho de documentos teniendo en cuenta las políticas de la organización.
Opera los equipos yaplicativos para el recibo y despacho de documentos internos y externos de acuerdo con el manual de operación.
Recepciona los documentos aplicando los procedimientos y la normatividad vigente.
Ingresa los documentos aplicando el manual de gestión documental, las normas de gestión de la calidad y la legislación vigente.
Clasifica la documentación recibida de acuerdo con las políticas de laorganización.
Direcciona los documentos de acuerdo con el destinatario o dependencia correspondiente.
Aplica el procedimiento para la radicación de los documentos por despachar, utilizando la tecnología disponible.
Distribuye las copias de los documentos por enviar de acuerdo con las normas internas y la legislación vigente.
Aplica técnicas de plegado y embalaje para el despacho de los documentos, deacuerdo con las normas técnicas y las de correo y mensajería.
Realiza el descargue de los documentos trasladados a las dependencias responsables de su trámite, de acuerdo con el manual de gestión documental.
Comprueba el registro de los documentos recibidos y despachados, de acuerdo con las normas y la legislación vigente.

NOMBRE DEL INSTRUCTOR- TUTOR: Liliana Penilla LizaldaDESARROLLO DE LA GUIA
PRESENTACION

En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información.

Con el desarrollo de esta guía consolidará susconocimientos sobre el proceso sistemático para la gestión documental y tendrá una visión general en cuanto al recibo, radicación, registro y despacho de los documentos.

Recuerde que la conservación y preservación de los documentos de gestión son de vital importancia a nivel organizacional, por lo tanto es un deber generar estrategias para su correcto diligenciamiento.

Le invitamos aasumir con responsabilidad y compromiso su proceso de aprendizaje y desarrollar con entusiasmo y dedicación las actividades propuestas para adquirir los conocimientos que le permitirán proponer y argumentar los cambios necesarios para el efectivo manejo de los documentos en su empresa patrocinadora.

FORMULACIÓN DE ACTIVIDADES:

Actividad 1. Preliminares

Consulte el Acuerdo 060 de 2001expedido por el Consejo Directivo del AGN; tome notas, aclare conceptos con sus compañeros e instructor, aprópiese de las definiciones de los términos para iniciar con propiedad las actividades de la gestión documental. Participe en el juego del Tingo Tango para la socialización de la consulta.

Lea comprensivamente los elementos informativos que contiene La cartilla Gestión Documental (PGD):...