importancia de la conservación y organización del archivo

IMPORTANCIA DE LA CONSERVACION Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO


La protección y preservación del patrimonio documental, bibliográfico y hemerográfico implican, entre otros, dos grandes aspectos: su control físico y su control intelectual. Por un lado, es menester procurar las condiciones básicas que permitan la conservación de los soportes originales de la información; por otro, es precisocontar con instrumentos de consulta que permitan recuperar en forma oportuna y eficaz dicha información.
Esto ocurre porque, por distintas razones, dicho patrimonio ha padecido condiciones de descuido imputables en muchos casos al escaso interés institucional en aquello que constituye nada menos que su propia memoria; más aun, la memoria colectiva de la nación.

En lo que hace a la conservaciónpropiamente dicha, el combate de los problemas habituales que se derivan de las condiciones climáticas, de la humedad, de las plagas, del deterioro natural del papel, especialmente por su fabricación con celulosa desde hace dos siglos, es una constante que, pese a sus avances, no ha encontrado soluciones definitivas.

Por ende, una preocupación común a los archivos y bibliotecas, e incluso enmuseos, es encontrar remedios prácticos y asequibles para asegurar la preservación de sus acervos. De lo anterior se desprende la necesidad, en el nivel nacional, de procurar el establecimiento de políticas y normas sobre conservación en las instituciones públicas y privadas dedicadas a la protección del patrimonio.

La ordenación es la segunda actividad técnica de las organizaciones de un archivo.Siempre se aplica a series documentales, pero no a las secciones. Ordenar es unir o reunir las unidades documentales de un conjunto o agrupación de acuerdo con una unidad y según sea la unidad elegiremos distintos tipos o clases de ordenación.
Ordenación cronológica, es la que toma como base del orden la fecha del documento que es el elemento más estable del documento indicado por este orden:año, mes y día. Tanto el año como el día deben figurar en números arábigos y los meses en letras. Cada uno de los campos van separados por una coma (,). A veces en los documentos no aparece la fecha en cuyo caso se puede recurrir a lo que se denomina “data archivistica” que es la fecha que se puede deducir como más próxima al documento por los datos indirectos que aparezcan en el propio documentocomo puede ser referencia al nombre, firma, acontecimiento, etc. en ese caso la fecha se refleja siempre entre corchetes.
En los casos de documentos antiguos donde aparecen cifras romanas se transcribe a números arábigos a la hora de ordenar.
Si en una unidad hubiera lagunas cronológicas se debe hacer constar con fechas límite los grupos de documento.
Ej. 1598 septiembre, 1 – 1625, febrero,25.

Cuando en un documento aparecen varias fechas hay que tomar como fecha la que va inmediatamente antes de la firma del autor.
Ordenación alfabética, se ordena a través del abecedario de las iniciales de las palabras escogidas como representativas.

Pueden ser:
* De la materia objeto del contenido del documento
* De la persona o institución a la que se refiere.
* De los lugares a los quese refiere el documento.
Ordenación numérica, son aquellas que se rigen por un número de orden que denominamos currens. En algunos archivos podemos encontrarnos dobles numeraciones.
Ordenación alfa-numérica, combinación de letras y números o la combinación de varios métodos. Ej. Expedientes.
Tomar conciencia de la importancia que tiene el archivo de empresa para la propia organización esfundamental. El archivo constituye una unidad de información y la información, como recurso empresarial, está ligada a la toma de decisiones. La naturaleza dinámica de toda actividad empresarial incrementa el valor de los documentos por la información que contienen. De ello, se deduce que es necesario que la información esté disponible, controlada y accesible para servir de apoyo a esta actividad...