Importancia de las bases de datos en una empresa

Bases de datos de la empresa
Uno de los aportes más importantes y aplicables que ha traído la Informática a las actividades diarias de las organizaciones ha sido el concepto de Base de Datos (BD), por cuanto supone la disciplina en la organización de los datos de una empresa. A grandes rasgos, podemos decir que el concepto de BD lleva a la idea de:
• Agrupar todos los datos relevantes de laempresa en un único lugar: La expresión "datos relevantes" hace referencia a aquella información que por su significado será necesario mantenerla almacenada, ya que sustentarán las actividades del negocio y la toma de decisiones correspondientes. El parámetro que guiará en la elección de dichos datos estará dado por los objetivos que se persigan respecto de los mismos. Por ejemplo, en el caso de unaempresa que hace envíos a domicilio con distribución propia, podría ser relevante tener disponibles los horarios en que el cliente desearía recibir la entrega y así programar el recorrido del día. En el caso en que la empresa tercerizara la entrega, estos mismos datos de horarios disponibles podrían ser irrelevantes.
El hecho de que la información se encuentre en un "único lugar" implica que losdatos se encuentran lógicamente unificados e interrelacionados, constituyendo un todo, que debe, por lo tanto, diseñarse, administrarse y usarse desde un punto de vista global. Esta expresión no debe, entonces, interpretarse desde el punto de vista de la ubicación física.
• Compartir los datos: Lo que significa que varios usuarios pueden hacer uso simultáneo de la información contenida en la BD, enel sentido que todos ellos pueden tener acceso al mismo elemento de información y diferentes usuarios pueden utilizarlo para propósitos diferentes.
• Evitar redundancia e inconsistencia en los datos: Redundancia es un estado en el cual existen datos repetidos innecesariamente. Por ejemplo, en una BD podríamos tener almacenados datos de los empleados: apellido, nombre, domicilio, departamento,salario, etc., y también datos de inscripciones para cursos de capacitación. Supóngase que para llevar a cabo la administración de los cursos es preciso conocer el departamento de cada empleado inscripto. Es evidente que no hace falta reingresar esta información a la BD como dato de inscripción, dado que siempre podrá obtenerse mediante una consulta a los datos del empleado.
Inconsistencia es unestado en el que dos o más datos repetidos en una BD contienen diferentes valores. Generalmente es consecuencia de la actualización despareja o desordenada de datos redundantes. Por tanto no puede haber inconsistencia si no existe primero redundancia de los datos. Del ejemplo anterior, si se almacenara nuevamente el dato del departamento del empleado, correríamos el riesgo de que ante un cambio dedepartamento del empleado, se actualizara solamente esta situación en los datos del empleado y no en los de las inscripciones.
• Estructurar los datos de una sola forma, de "la forma natural": La BD de una empresa debe en todo momento reflejar la realidad de la forma más fidedigna que se pueda lograr porque esto ayuda a comprender su estructura y funcionamiento. El diseño de la BD es crucial por esemotivo, y es entonces a partir de la realidad que debe dibujarse la BD y no la realidad ajustarse a esta.
• Proporcionar acceso a los mismos a través de lenguajes "naturales": ¿Qué ocurriría si nuestra BD está perfectamente diseñada y funcionando de manera óptima, pero cada vez que se consultan algunos datos, están a nuestro entender incompletos, con información redundante y/o mostrados de formatal que dificultan su análisis? El objetivo por el cual se implementó la BD no está siendo logrado. Es así que la comunicación entre las BD y los usuarios también posee una importancia vital y se la debe diseñar con cuidado para reflejar el flujo natural de datos hacia la BD y desde ella. Las impresiones y pantallas que muestran información deben adecuarse a las necesidades puntuales de cada caso...