Impresión En Serie Con Libreoffice

Impresión en serie con LibreOfce
Lic. Armando Soto Baeza Socio Director de TI en Servicios Estratégicos Rentables, S.A. de C.V. Expertos en Efciencia de Gestión de Negocios y Procesos asbaeza@serinsii.com.mx

Esta es una guía breve para la impresión de documentos en serie con LibreOfce u OpenOfce.org. La impresión en serie se refere a la impresión de varias copias de un mismo documento, comoun diploma o una invitación, con uno o más datos que cambian en cada caso y que se toman a partir de una fuente externa, como una hoja de cálculo o una base de datos. Revisaremos un par de situaciones imaginarias en las que la impresión en serie (combinar correspondencia) resulta de mucha utilidad, utilizando ejemplos muy artifciales, pero que ilustren situaciones que se parezcan a las que podemosencontrar en el trabajo cotidiano.

Situación 1.
Para analizar un primer caso sencillo, supongamos que hemos impartido un curso titulado “Palitos y Bolitas” y deseamos entregar reconocimientos o diplomas a cada uno de los participantes. Los datos de los participantes en el curso están contenidos en un archivo de hoja de cálculo:

Nombre Alejandro Gómez Garay Andrés Herrera Mejía Armando SotoBaeza Guillermo Bravo Pacheco Pepito el de los Cuentos

Correo-e alejandro.gomez-nospam@serinsii.com.mx aherrera-nospam@serinsii.com.mx asbaeza-nospam@serinsii.com.mx guillermo.bravo-nospam@serinsii.com.mx pepitocuentos@prodigy.com.mx

Ilustración 1: Datos de los participantes Para este ejemplo he preparado un gráfco tamaño carta empleando el programa de dibujo Draw, incluido en el paqueteLibreOfce (o en OpenOfce.org):

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Ilustración 2: Gráfico armado en Draw En el caso de que el diploma a imprimir sea de otro tamaño 1, habría que ajustar el formato de página en concordancia. En este caso, según se aprecia, el gráfco incluye el texto deldiploma, excepto el nombre del participante. Esto lo hice así para concentrar la presentación en el tema de la impresión en serie, pero también puede capturarse el texto en el documento. También supuse que los reconocimientos se han de imprimir en papel blanco y no en diplomas especiales para impresora, como los que se pueden conseguir en la papelería o con su proveedor de consumibles de cómputo.Hechos estos comentarios, procedamos a crear un nuevo documento de texto:

1 Hay que considerar que la impresora a utilizar soporte el tamaño del diploma. Av. Independencia 101-42, Col. Centro, C.P. 06050, México, D.F., Tel: (52-55) 5512-15-27 y 5512-5162 sersa@serinsii.com.mx www.serinsii.com.mx

Ilustración 3: Nuevo documento Lo primero que haremos será dar formato a la página, pues laqueremos en formato horizontal (apaisada) y no vertical, además de que yo defniré los márgenes en modo distinto a los valores predeterminados:

Ilustración 4: Formato de página Enseguida, defnimos el fondo de la página, para establecer que nuestro gráfco sea ese fondo:

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Ilustración 5: Establecer el fondo de la página Notar los cambios que hice en cuanto al tipo y la vista previa de la imagen que elegí. Tanto la defnición de los márgenes como el establecimiento de la imagen de fondo son opciones que se localizan al entrar al menú Formato -> Página Así se ve ahora el documento luego de aplicar nuestros ajustes:

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Ilustración 6: Documento formateado Ahora viene lo interesante y que constituye al asunto medular de este ejemplo, es decir, la inclusión de los nombres de los participantes y la impresión de los diplomas. Si bien en este ejemplo se trata de imprimir pocos reconocimientos, solamente...