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Guía rápida de Excel

Tablas y gráficos dinámicos

A. Roldán 2010

Tablas y gráficos dinámicos
Tablas dinámicas Cambios en una tabla dinámica Filtrados Opciones de tabla Configuración de campo Otras operaciones Subtotales Gráficos dinámicos

Tablas dinámicas
Las tablas dinámicas son muy útiles para estructurar datos que se presentan en bruto, resumirlos y crear informes. Normalmente,una tabla de datos de Excel no puede cambiar de estructura. Podemos ordenar los datos, filtrarlos, añadir subtotales, pero la estructura en filas y columnas es inalterable. Uno de los objetivos de las tablas dinámicas es la posibilidad de alterar esa estructura y a la vez resumir datos. Por ejemplo, supongamos una empresa que se dedica a urgencias domiciliarias, y atiende a tres barrios. Losdoctores van dejando partes de asistencia de forma algo desordenada y según la gravedad de la intervención, horarios y desplazamientos, perciben unos honorarios distintos en cada intervención. Copia o construye una tabla similar a la de la imagen, que contiene, con datos totalmente imaginarios, los partes de asistencia correspondientes a 10 días. En la imagen puedes ver un fragmento de esa tablaoriginal. Puedes completarlo con más datos.

Urgencias La Rápida
Parte de intervenciones a domicilio
Decena del 1 al 10 de Octubre de 2008

Día
1 1 1 2 1 3 3 3 2 4 4 5

Barrio
La Elipa Concepción Concepción La Elipa La Elipa La Elipa Concepción San Pascual La Elipa San Pascual San Pascual La Elipa

Doctor
Pérez Salinas Yuncos Salinas Yuncos Pérez Pérez Pérez Pérez Pérez Salinas SalinasGravedad Importe
1 1 3 2 3 3 3 2 2 1 2 1 50 € 75 € 100 € 100 € 50 € 100 € 75 € 75 € 100 € 100 € 50 € 50 €

Los datos están tal como se han recogido, sin ninguna presentación u orden, y nuestro objetivo será ahora estructurarlos. Por ejemplo, deseamos calcular los honorarios de los doctores

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A. Roldán 2010

según su actuación en losdistintos barrios. Para eso sirven las Tablas dinámicas, para resumir datos según la estructura que deseemos. Diseñaremos una tabla dinámica con este ejemplo con él.

Diseño de la tabla dinámica
Señala con el ratón cualquier celda de la tabla de datos, abre la cinta Insertar, y en el grupo Tabla dispones de la opción de Tabla dinámica. Pulsa sobre ella. Se iniciará el Asistente para tablas ygráficos dinámicos. Acepta las opciones que te propone y pulsa en Aceptar. Es recomendable que mantengas la opción de Hoja nueva y que no corrijas el rango si está bien leído.

Sitúala donde quieras y pulsa en Aceptar. Lo que viene ahora es muy importante. Dispondrás de una lista de campos un diseño de tabla una cinta de comando propia

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Ahora debemos indicar qué datos deseamos que aparezcan en columna, fila o en el interior de la tabla. En nuestro caso deseamos cruzar los datos de doctores con barrios y calcular el importe que se les debe. Señala el botón Doctor en la lista de campos y arrástralo hasta Rótulos de Columna (parte inferior derecha de la pantalla). Haz lo mismo con el botón Barrio. Arrástralo hastaRótulos de Fila. Por último, arrastra el campo Importe a la zona de Valores. También puedes arrastrarlos al diseño de tabla que tienes a la izquierda. En este caso arrastrarías el campo Doctor a la línea “Coloque campos de columna aquí” y el Barrio a “Coloque campos de fila aquí”. El Importe lo llevarías a la zona central “Coloque datos aquí. Este era el método tradicional. Usa el que quieras.Estudia bien la imagen de la derecha. Los tres campos están activados y cada uno situado en una zona diferente.

Efectuadas estas operaciones, verás que se ha formado en la zona de diseño la tabla dinámica que deseabas, con los doctores en columna, los barrios en filas y el importe como valor de relleno de los datos.

Suma de Importe Doctor Barrio Pérez Salinas Yuncos Total general Concepción...
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