Informe estancia

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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

VALORACIÓN DOCUMENTAL SECUNDARIA APLICADA A LA DOCUMENTACIÓN DEL FONDO INEGI DE LA DIRECCIÓN REGIONAL OCCIDENTE

INFORME DE ESTANCIA PROFESIONAL

QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE: PROFESIONAL ASOCIADO EN ARCHIVONOMÍA P R E S E N T A:

AMALIA ORTIZESTRADA

ASESOR: LIC. ARMANDO FLORES VALDERRAMA

México, D. F.

2009

INTRODUCCION El principal objetivo de desarrollar este trabajo, es el apoyar en las actividades que en materia de organización de archivos se llevan a cabo en el INEGI, y en específico en la Dirección Regional Occidente, que como pude observar, derivado de esta investigación, se encuentra en un proceso de asimilación de losconocimientos en esta materia, de aplicar los procesos, las técnicas e instrumentos archivísticos, para la administración de documentos que genera esta dependencia, en el ejercicio de sus funciones.

Una de las actividades que me motivaron especialmente fue la de realizar la investigación sobre la identificación y localización de documentación anterior a 2003, fecha en que se emitieron losnuevos lineamientos en la Ley de Transparencia y

Acceso a la Información Pública, documentación que no está registrada en el SIAR (Sistema Integral de Archivos), y que se pretendía incorporar al Archivo Histórico una vez realizada la Valoración correspondiente, en este sentido es importante señalar que no se encontró documentación relevante, dado que se realizó una eliminación masiva dedocumentación, anterior al 2003 sin aplicar ningún criterio de valoración documental, lo que provocó una gran pérdida de información, que pudo tener valores históricos y ser de interés para la sociedad.

Un aspecto interesante que pude detectar durante el desarrollo del proyecto fue el de identificar aquellas áreas o unidades administrativas que ya están trabajando con el nuevo sistema de administración yorganización de documentos, pero que no tienen claro los conceptos archivísticos, como por ejemplo el de relacionar sus actividades sustantivas, con las series documentales del cuadro de clasificación archivística, el armar o crear expedientes con documentos de archivo, y asignarlas o vincularlas con su código de Clasificación Archivística.

La metodología que utilicé se fundamentó principalmenteen trabajar directamente con los responsables de la documentación, estableciendo horarios específicos para la revisión de los expedientes, entrevistas con los jefes de las áreas y el análisis de las funciones de las áreas de estudio, verificar la congruencia con las actividades reales

que ejecutan y revisar los documentos que generan, así como una revisión de cada expediente, para identificarvalorar y seleccionar los documentos de archivo o bien determinar la eliminación de aquellos sin ningún valor primario o secundario.

La problemática principal que se presento, fue el hecho de que los responsables de las unidades administrativas no están involucrados a fondo , en esta actividad de Archivo, por lo cual fue necesario la realización de entrevistas con cada uno de ellos paraconcientizarlos sobre la importancia de la aplicación de un programa de Administración Documental, como el que está implementando el INEGI, y desde luego de ejecutar uno de los procesos de mayor importancia en la organización de archivos como es la Valoración Documental, en el cual se determina cuales y cuantos documentos formaran parte del acervo institucional y cuales deberán ser eliminados, es decirqué criterios se adoptarán en la selección de los documentos y expedientes que conforman el fondo.

El realizar este proyecto, me permitió aplicar los conocimientos adquiridos en los semestres anteriores y sobre todo el poder utilizarlos en apoyo a las actividades que realizan las responsables de los Archivos de Trámite y concentración así como emitir, algunas recomendaciones que se exponen al...
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