informe final

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA
FACULTAD DE HUMANIDADES Y EDUCACIÓN
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA
Conservación y Restauración de materiales











REGISTRO Y DIAGNÓSTICO DE LA COLECCIÓN:
DIVISIÓN DE ARCHIVO GENERAL
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA













Profesor: Alumnos:
Ramón Sánchez Correa Jean C.I.16.604.684
López Karlinella C.I. 18.404.828
Noriega José C.I. 16.247.997
Sequera, José C.I. 14.158.115
Troconis, Andreína C.I. 12.093.133
Uribe, Edward C.I. 14.934.325


Caracas, Noviembre 2010
IDENTIFICACIÓN
División de Archivo General de la Universidad Nacional Abierta.Avenida Los Calvani, nº 18, Edificio Universidad Nacional Abierta, P.B, San Bernardino, Caracas - Distrito Capital, Telf. 555-22-91 al 22-93.
Secretaria – Dirección del Centro de Recursos Múltiples de la Universidad Nacional Abierta.
Custodio Lic. Zaida Moya (Jefe de la División) y Lic. José Manuel Figueroa (Jefe del Dpto. del Procesos Técnicos y Archivo).

TIPOLOGIA DOCUMENTAL
La colecciónestá conformada por diferentes tipos de documentos tales como:
13 Actas
1 Boletín
1483 Contratos (arrendamiento, servicios, servicios básicos, planta física y terrenos, entre otros).
136 Convenios (universidades, interinstitucionales, cooperación).
18 Gacetas Oficiales
1 Lineamiento
10 Manuales
466 Memorándum
323 Normas
2 Oficios
12 Proyectos
83 Reglamentos
47.651 Resoluciones

Lasfechas oscilan desde 1.977 hasta la actualidad, para un total de 50.199 documentos, los cuales tienen un crecimiento anual aproximado de un 10%. El 98% del servicio de préstamo es requerido por personal de la Institución, normalmente se fotocopia el documento o se digitaliza y envía por correo electrónico, solo en casos especiales se presta el original por un máximo de 24 horas, de ser necesariomás tiempo debe notificarse con antelación y por escrito ante la Dirección correspondiente.
Se observa que aproximadamente el 80% de los documentos están organizados y clasificados en sus respectivas estanterías, el resto se encuentra en cajas identificadas con el departamento y el año de donde provienen.


RECOMENDACIONES
Elaborar una tabla de retención y adiestrar al personal que laboraen los Archivos Sectoriales para que depuren y/o eliminen los documentos que no sean de carácter relevante que vayan hacer trasladados al Archivo General, así se evita un crecimiento masivo de la colección.
Se recomienda al personal que los documentos de uso frecuente queden bajo su custodia para evitar solicitudes innecesarias a la División.
Realizar una base de datos para el servicio depréstamo de manera que el Archivo General cuente con información actualizada de aquellos usuarios que han hecho solicitudes de préstamos o consultas de información, así como normalizar que dichas solicitudes sean elaboradas por escrito o vía e-mail, por lo menos con una semana de antelación.
No deben ser apilados los libros y documentos en cajas una sobre otras, ni colocadas en estanterías en forma talque el borde de sus hojas sufra deterioros y roturas.

SEDE
La sede es una edificación que consta de cuatro pisos, donde se encuentra el Archivo General es un espacio sin ventanas, el piso es de granito emplomado, no existe ningún tipo de división entre el área de los empleados y el depósito, es decir, se observa un solo ambiente.




En cuanto a las condiciones de la construcción seobserva que no hay filtraciones, el cableado esta dentro de las regletas, el espacio físico es reducido, la humedad y temperatura, así como el mantenimiento y limpieza del lugar son inadecuados ya que el aire acondicionado no está regulado ni condicionado para el área de los documentos, no hay medición de la temperatura y el personal de limpieza no cumple con las medidas necesarias para el aseo....