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Sistemas de Codificación

La automatización de las operaciones contables requiere que el contador de una empresa, defina previamente el método de codificación a utilizar por cada uno de los sistemas administrativos y contables que se pondrán en funcionamiento en la compañía. Así , el sistema de codificación para un catalogo de cuentas será distinto al utilizado para una lista extensa de losítems de inventarios pero debe estar relacionado con el .

Los sistemas de codificación identifican mediante el uso de símbolos como letras y/o números, elementos de un conjunto y los relacionan a otro elemento del mismo conjunto. El funcionamiento efectivo de un sistema seria imposible si todas las transacciones contables no fuesen identificadas y codificadas de alguna manera , por ejemplo ,para grabar la referencia de una factura, el contador asigna un documento una cadena de caracteres de la forma FC-XXXXX con el numero de factura correspondiente y este proceso se realiza para cada documento , sean giros , notas de debito , notas de crédito, u otros documentos.

Características Básicas de un sistema de codificación

Todo sistema de codificación debe poseer una serie decaracterísticas mínimas a fin de que sea adoptado como un método de procesamiento para la información. Dentro de esas características podemos encontrar:

• Precisión del código : Significa que un sistema de codificación debe aceptar una sola codificación correcta para cada elemento de un conjunto. Por ejemplo , a cada persona que abra una cuenta corriente en un banco , debe asignársele un solo código ,y este debe ser único para esta cuenta por lo que no podrá ser utilizado en otra cuenta que abra el mismo cliente .

• Flexibilidad : significa que la estructura del código debe aceptar más elementos en caso de que se necesite agregarlos. Uno de los problemas más comunes que se presentan en los códigos contables , es la falta de flexibilidad de los códigos asignados, al no tomar en cuenta lasoperaciones futuras de la empresa.

• Operabilidad: Debe facilitar el manejo de los códigos por un sistema de cómputo.

Sistemas De Codificación

• Conciso: establece que no se deben adicionar códigos que no tengan relevancia al momento de identificar un elemento dado , es decir, cada elemento del código debe ser identificado claramente y que no se preste a confusión .

• Secuencial :Consiste en la asignación consecutiva de un numero a una lista de elemento a partir de un numero predeterminado.

Ventajas: Útil en listas cortas
Desventajas: No se pueden formar grupos para clasificar elementos.

• Significativo : para que un código se considere significativo , el mismo debe indicar alguna característica diferencial de los elementos que se están codificando. De esta forma, se podrá distinguir o identificar por el código , la transacción que se esta procesando.

• Por Bloques: representa una derivación del secuencial , ya que bajo este método los códigos se asignan secuencialmente, pero en bloque de dígitos consecutivos que identifiquen alguna característica del elemento a codificar , por ejemplo , tipo de artículo , localización geográfica , etc.

Ventajas:Útil en listas cortas.

Desventajas Pueden presentarse problemas de flexibilidad

• Con dígitos de verificación : consiste en agregar un numero o letra a una secuencia de caracteres con base en un algoritmo predefinido y calculado , por el computador , ello para asegurar la validez de los datos que ingresan al sistema. Nace a raíz de los errores que pueden producirse en el ingreso de datos.Ventajas: Es absolutamente seguro para validar la información.

• Por Grupo de Contabilidad: es otra derivación de las codificaciones secuencial y consiste en la asignación de un código subdividido en clasificaciones sucesivas que abarcan cada vez un mayor número de posiciones y que sirven para identificar un grupo de funciones.

Ventajas: Facilidad de expansión; Rapidez en el...