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Buena Práctica Universitaria: Implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad: “Diseño de Procesos.”

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Categoría: Calidad Universitaria

Universidad de Lima

Setiembre, 2006

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Índice A. Resumen Ejecutivo B. Explicación Buena Práctica Universitaria 1. Aprobación del Proyecto 2. Lanzamiento y compromisode las autoridades 3. Organización para el despliegue 4. Bases del enfoque de procesos 5. Diagnóstico inicial 6. Planificación 7. Desarrollo del Proyecto 8. Participación del Personal 9. Pasos siguientes C. Impacto de la Buena Práctica Universitaria Glosario de Términos Anexos 3 6 6 6 8 9 10 11 11 23 23 24 26 27

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A. Resumen Ejecutivo
Diseño de Procesos Universidad de Lima Departamento:Lima Provincia: Lima Beneficio para los usuarios directos

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Enfoque a los procesos, logrando una visualización clara de los flujos de actividades para el logro de un servicio educativo de calidad. Orientación hacia el cumplimiento de las necesidades de los estudiantes, organizaciones y la comunidad universitaria en general. Fortalecimiento de las interrelaciones funcionalesy orientación al trabajo en equipo. Comunicación dinámica entre procesos facilitando el mejoramiento continuo. Estandarización de las actividades y formas de trabajo en los procesos, para todas las unidades que participan en él. Descripción del problema a resolver Como parte de la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en la Universidad de Lima, se realizó un diagnóstico de la gestióna fin de conocer la situación inicial de los procesos de la Universidad. El resultado de dicho diagnóstico presentó en forma general, la necesidad de identificar los procesos de la Universidad y algunos aspectos puntuales tales como: • • Procedimientos no estandarizados para muchas actividades, tanto académicas como administrativas. Las actividades no estaban documentadas en procedimientosescritos, ello ocasionaba desconocimiento y desorientación en los casos de rotación de personal, o cambio de autoridades. • Las unidades trabajan en forma efectiva logrando sus metas, sin embargo no necesariamente están alineadas entre sí para contribuir al logro de objetivos comunes.

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Descripción de la BPU Habiéndose aprobado la creación de la Oficina de Gestión de la Calidad, y dados losresultados del diagnóstico inicial, se iniciaron en paralelo varias actividades, siendo una de la más importantes “El Diseño de Procesos de la Universidad de Lima”. Para su ejecución se conformó el Comité Técnico de Procesos, el cual tuvo como responsabilidades las siguientes actividades: • • • • • • Recopilación y revisión de todas las actividades y procedimientos de la Universidad. Identificación delos procesos Verificación de las interrelaciones entre los procesos. Clasificación de los procesos. Elaboración del Mapa de Procesos. Caracterización de cada uno de los procesos.

Para la documentación de los procesos, se vio por conveniente contar con la participación de representantes de cada una de las unidades de la Universidad, así cada una de las Autoridades y Directores, designaron a unrepresentante que tendría la función de “Coordinador de Calidad” de su unidad. Con este equipo se realizó la identificación de los procedimientos asociados a cada uno de los procesos y la documentación de dichos procedimientos, logrando una entusiasta participación en esta actividad, integrándose directivos, docentes y personal no docente. Con la finalidad de asegurarnos del alineamiento de losprocesos con los Objetivos de la Calidad y éstos a su vez con los objetivos Estratégicos de la Universidad, se realizaron también reuniones con las Autoridades y Directores, logrando que se involucren y se comprometan. Toda la descripción de los procesos y sus interrelaciones, quedaron finalmente consolidadas en el manual de Procesos de la Universidad de Lima. Principales actores involucrados El...
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