Instructivo herramienta presupuesto

Instructivo Herramienta Presupuesto

OBJETIVO
El objetivo de este instructivo es definir y establecer la metodología y actividades necesarias para realizar el Presupuesto Anual de la Compañía, como asimismo la utilización de la herramienta informática que nos permitirá desarrollar dicha actividad en forma óptima.

ALCANCE
Este instructivo aplica a todos los procesos que intervienen en elpresupuesto de la Compañía.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Para mayor comprensión del usuario separaremos en 2 capítulos este procedimiento:
1. Conceptos y Definiciones
a) Presupuesto
b) Definiciones técnicas
2. Aplicación de la herramienta de Presupuesto

1. CONCEPTOS Y DEFINICIONES
a) Presupuesto

¿Qué es un presupuesto?

Es un documento o informe que detalla el costo e ingresosque tendrá un servicio en la prestación de él. Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de costo y/o de responsabilidad de la Compañía.
Permite a las empresas establecer prioridades y evaluar la consecución de susobjetivos.

Funciones de los presupuestos
1. La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización.
2. El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.
3. Los presupuestos pueden desempeñartanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.

Importancia de los presupuestos
Los presupuestos son útiles en la mayoría de las organizaciones como: Productivas, prestadoras de servicios, gubernamentales, privadas, grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas:

1. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de laorganización.
2. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.
3. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
4. Facilita que los miembros de la organización a cuantificar en términos financieros los diversos componentes de su plan total deacción.
6. Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.
7. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse alos varios componentes y alternativas la importancia necesaria
8. Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.
9. Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas ytratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.

Usos del presupuesto
El presupuesto es un instrumento importante, utilizado como medio administrativo de determinación adecuada de capital, costos e ingresos necesarios en una organización, así como la debida utilización de los recursos disponibles acorde con las necesidadesde cada una de las unidades y/o departamentos. Este instrumento también sirve de ayuda para la determinación de metas que sean comparables a través del tiempo, coordinando así las actividades de los departamentos a la consecución de estas, evitando costos innecesarios y mala utilización de recursos. De igual manera permite a la administración conocer el desenvolvimiento de la empresa, por medio...