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EXPEDIR CERTIFICADOS
Expedir certificados. Los agentes de retención deben expedir una certificación sobre el concepto y monto de las retenciones que hayan practicado, para que los sujetos pasivos puedan efectuar el descuento de las retenciones practicadas en su impuesto determinado en las declaraciones de renta y complementarios. Para los no obligados a declarar el certificado constituye laprueba del pago del impuesto de renta y complementarios.
Los certificados se expiden en original y tres copias, las cuales deberán ser conservadas, por un período de 5 años, tanto por el retenido como por el agente retenedor, para ser exhibidos cuando la administración tributaria lo solicite (D.R. 460/86, art. 8°).
Las personas jurídicas podrán expedir certificados en formas continuas, oimpresas por computador y sin necesidad de firma autógrafa (DR. 836/91, art. 10). 12
El plazo para expedir los certificados por 1997 venció el 16 de marzo de 1998 (D.R. 3049/97, art.22).
CLASES DE CERTIFICADOS
Certificados de retención por concepto de ingreso laborales. Estos deberán ser expedidos a los salarios anualmente, por parte de los empleadores, donde conste los ingresos y retencionespagados y efectuados durante el año 1996 ( E.T.., art. 378).
Contenido del certificado de ingresos y retenciones por concepto de ingresos laborales. El certificado de ingresos y retenciones deben contener la siguiente información:
1. El formulario debidamente diligenciado.
2. Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
3. Apellidos y nombres del asalariado.
4. Cédula o NIT delasalariado.
5. Apellidos y nombres o razón social del agente retenedor.
6. Cédula o NIT del agente retenedor.
7. Dirección del agente retenedor.
8. Valor de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del asalariado, concepto de los mismos y monto de las retenciones practicadas.
9. Firma del pagador o agente retenedor, quien certificará que los datos consignados son verdaderos, que noexiste ningún otro pago o compensación a favor del trabajador por el período a que se refiere el certificado y que los pagos y retenciones enunciados se han realizado de conformidad con las normas pertinentes (E.T., art. 379).

Información adicional a cargo de los asalariados no declarantes. Los asalariados no declarantes adicionalmente deberán suministrar la siguiente información:
1. Montode otros ingresos recibidos durante el respectivo año gravable, que provengan de fuentes diferentes a la relación laboral, o legal y 13 reglamentaria, y cuantía de la retención en la fuente practicada por tales conceptos.
2. Relación del patrimonio bruto poseído en el último día del año o período gravable, con indicación de su valor, así como el monto de las deudas vigentes a tal fecha.
3.Manifestación del asalariado en el cual conste que por el año gravable de que trata el certificado, cumple con los requisitos establecidos por las normas pertinentes para ser un asalariado no-declarante. Dicha manifestación se entenderá realizada con la firma del asalariado en el certificado (E.T., art. 380).

Expedición de certificado de ingresos y retenciones cuando hay unidad de empresa.Cuando un trabajador recibe pagos por concepto de salarios u otros ingresos que se originen en la relación laboral, de dos o más patrones que conforme una unidad de empresa, el certificado será expedido por la empresa que tenga el carácter de principal o haga sus veces, e incluirá la totalidad de los pagos gravables que se efectúen al trabajador por las distintas empresas que conformen la unidad.Esto sin perjuicio de que el trabajador que tenga ingresos de diferentes fuentes, deba exhibir la totalidad de los certificados de retención correspondiente a los ingresos informados (D.R. 460/86, art. 7°).
Certificado de retenciones por pagos diferentes a los laborales. Los agentes de retención deberán expedir anualmente un certificado de retención por los pagos o abonos en cuenta de todos...
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