la carta comercial

Características Vitales
1. Una buena carta comercial transmite el mensaje de tal manera que el lector no tiene que contestar con una solicitud de aclaración. Para que una carta sea clara, cuando se lee, debe expresar todas las ideas indispensables en un mínimo de tiempo y poco a poco esfuerzo. Veamos el siguiente ejemplo:
Estamos interesados en adquirir para nuestras labores agrícolas, tresmarca "GMC" que ustedes representan, con las características mecánicas que adjuntamos.
Les agradeceríamos nos enviaran los más pronto posible catalabos, cotizaciones, condiciones de venta y cualquier otra información que consideren pertinente.
De ustedes atentamente,
En el ejemplo anterior, en seis cortas líneas, se ha hecho un pedido y se ha solicitado información
adicional para el cierredel negocio, sin que sea necesario que el destinatario dé respuesta con una carta solicitando aclaración.
2. Claridad
Esta característica implica el empleo de las palabras indispensables para hacer que el mensaje sea breve y completo. Una carta en la cual abundan las palabras no indispensables se hace tediosa y quita tiempo al hombre o mujer de negocios para quienes "el tiempo es oro".
Leacuidadosamente los siguientes apartes de dos cartas comerciales. Luego seleccione el que parezca más efectivo y explique por qué.
4. Objetividad
5. Cortesía
Esta características refleja la actitud amistosa, sincera y cordial y contribuye a crear y sostener la buena voluntad del lector hacia la empresa o persona que le escribe. A continuación presentamos dos aparte de una carta que sostienemisma información. Léala cuidadosamente y exprese su opinión sobre el cual de los dos logrará conservar la buena voluntad del cliente hacia la compañía.
Aparte A
Hemos recibido su carta en la que nos indica su desacuerdo con nuestro sistemas de cobros y con nuestro procedimientos de contabilidad. Lamentamos que a usted indica sólo traerán resultados indeseables. Sin embargo, tomaremos nota desus sugerencias y consejos.
Aparate B
Sus sugerencias para efectuar cambios en nuestro sistema de cobros agradecemos y examinamos con mucha atención recomendaciones como la suya, en la esperanza de que nos ayudarán a mejorar nuestra forma de organización actual.
 
Características complementarias
1. Corrección
El efecto total que una carta produce en el lector, determina en que ellalogre su objetivo.
Si la carta tiene todas las características vitales descritas anteriormente, pero contiene algunos de los errores que indicaremos a continuación, la primera impresión que tendrá el lector será desfavorable y lo obligará a desviar su atención del contenido de la carta para fijarla y su apariencia. Por lo tanto es importante evitar los siguientes errores:
Bogotá, 17 de febrero de1978
 
Señora Luisa L. Contreras
Calle 34 27-85
Bogotá. Colombia
Hemos recivido su alfombra, y nos complaserá limpiarlas. Puede estar segura de que la recibirá el mismo cuidado que quedamos a todos nuestros negocios.
Unaves que halla sido limpiada, su alfombra le será devuelta previo del pago de su limpiesa.
Gracias por la oportunidad de servirla.
Siceramente,
H.L RiosColóquese usted en el lugar de la señora Contreras, que envió una valiosa alfombra oriental a una nueva compañía de lavado en seco con instrucciones de que le enviará una carta avisando recibió de ella La señora de Contreras recibió la siguiente carta:
¿Cree usted que la valiosa alfombra de la señora Contreras estará en buenas manos? Como es obvio, la apariencia y cantidad de errores destruye el mensaje.El efecto total del mensaje escrito es desastroso.
2. La cohesión permite vincular la idea del primer párrafo con la del segundo y con las de los demás párrafos, mediante palabras de enlace. Así, el lector es conducido a través del tema mediante ideas articuladas hasta finalizar la lectura.
Note en la siguiente carta (1) como se han agrupado lógicamente las ideas relacionadas, en párrafos...