La Importancia De La Administracion Documental

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

La administración documental regula la función archivística en las empresas, formulando normas y políticas para facilitar la gestión documental. Sabemosque la administración documental es una función de mucha responsabilidad la cual busca la protección de las memorias empresariales o institucionales de una manera correcta y transparente.

Obvianel significado de documento en papel, piensan que los documentos en soporte papel son simplemente basureros que acumulan las empresas por obligación y no se dan cuenta del valor trascendental en latoma de decisiones que tienen estos. La administración documental tiene un rol trascendental ya que su fin es el de servir la información de forma precisa, ágil y oportuna. Pero la administracióndocumental tiene un papel muy amplio y no es tan general ya que se encarga de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la información. En las funciones que debemos ver, el control de ladocumentación es muy importante, ya que de ahí partimos para administrar de forma correcta. Los códigos de ética para el recibo, despacho, elaboración, trámite y préstamo de información deben aclararle alarchivero su papel fundamental como administrador de la información.
Todos los factores de la funcionalidad administrativa de archivos es importante pero la parte de descarte y recuperación implicaconocimientos más profundos y técnicos para la acumulación lógica de archivos y una optima funcionalidad. En la parte de descarte las TRD son una herramienta fundamental para determinar la conservación yel destino final de los documentos. Para realizar los expurgos son necesarios estos pasos de las TRD para la elaboración de las respectivas actas de baja explicando los procedimientos a seguir y porlos cuales se expurgan los documentos. En la parte de recuperación documental está visto que también es un estudio profundo que necesita análisis de las agrupaciones documentales para crear índices,...