La Negociación En Gestión Documental

Negociación
Estudio de Caso

Contexto: Análisis Casos Negociación
De acuerdo al tipo de negociación que se presentara a continuación, se puede comparar en algunos aspectos con la negociación que se lleva anualmente con la negociación del incremento del salario mínimo, en la cual se reúnen las partes interesadas en un mesa de trabajo en la cual las centrales obreras, representantes de loscomerciantes y algunas entidades del gobierno, en esta negociación se tratan algunos aspectos sobre la inflación proyecta, costo de los elementos básicos de la canasta familiar y algunos aumentos que se proyectan para el siguiente año, en esta negociación las centrales obreras realizan algunos análisis de comportamiento de la economía a través del año y el objetivo final es el beneficiar a losempleados, el gobierno en algunos momentos hace su función de moderador del debate entre las asociaciones y los representantes de las centrales.
Esta discusión se lleva todos los años y por lo general se termina fijando mediante decreto, en comparación con el caso siguiente las empresas de Outsourcing deben realizar reuniones periódicas para que se lleguen acuerdos y generar beneficios en cuanto arentabilidad y mejoramiento de las operaciones trayendo consigo beneficios gana-gana para las partes involucradas.
Descripción Caso de Negociación:

Actualmente se administra el C.A.D (Centro de Administración Documental) de una compañía petrolera, el contrato se otorgo mediante contratación directa después de realizar la evaluación de tres proveedores, las etapas para el montaje de la operaciónfueron las siguientes:
* Levantamiento de información por parte de preventa para la realización de las redes de proceso e identificación de los recursos necesarios para el proyecto.
* Consolidación información volúmenes y presentación propuesta.
* Reunión de aclaración de algunos aspectos relevantes de la operación.
* Firma de contrato y levantamiento de ANS de acuerdo a losvolúmenes de operación.
Para el inicio de la operación se realizaron las siguientes actividades:
* Solicitud de equipos, personal e insumos.
* Solicitud de papelería inicial (Suministrada por el proveedor).
* Capacitación inicial sobre Gestión Documental a los nuevos funcionarios.

Desarrollo Caso
La petrolera ha realizado la compra de varias plantas a nivel nacional y ha realizado unareforma en su parte operativo y administrativa (aumento de personal y creación de nuevas áreas), de acuerdo a lo planteado en el ANS con el cliente se pacto que todo funcionario nuevo y modificación de áreas se debe realizar una sensibilización y afianzamiento de conocimientos sobre archivos y el P.G.D de la compañía.
Una realizadas las actividades anteriormente descritas, la operación ha comenzadoa sufrir algunos aumentos significativos en la operación, para atacar estas actividades y evitar el represamiento de información en el C.A.D se ha dispuesto que los colaboradores ingresaran media hora antes, a las 7:00 Am y la hora de salida se realizara las 6:00 Pm para realizar las actividades que se están quedando represadas, esto se esta realizando hace dos meses.
Se realizo una reunióninterna en la compañía en la cual se determinaron cual es el sistema de facturación del cliente, revisión a las clausulas del contrato, una vez efectuada esta revisión se ha tomado la decisión que el cliente nos esta generando mayor información de la contemplada y esto esta recargando la operación y esta generando algunas actividades adicionales como las siguientes,
Actividades Adicionales:
*Carga excesiva a los colaboradores de la operación.
* Aumento significativo en la capacidad instalada del proyecto por recurso y en el consolidado, (Ver Grafica)
* Generación de Horas extras no remuneradas.
* Trabajo adicional en jornadas sabatinas.
* Planes de choque para mitigar el represamiento por crecimiento en los volúmenes.

Se ha solicitado una reunión con el Dr. Alfredo...