Leyes y documentos

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FUNDAMENTOS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

ACTIVIDAD APRENDIZAJE

Los rápidos avances de las tecnologías de la información han llegado a muchos ámbitos, y han afectado también a los archivos. Eneste campo se comenzó a utilizar la informática para gestionar los grandes volúmenes de información que se generaba, después empezó a crecer el número de documentos creados directamente en losordenadores y que se almacenaban en el mismo formato electrónico en el que habían sido originados, dando lugar a documentos electrónicos de archivos.

Los archivos también han sufrido cambios en cuanto a susfunciones, ya que deben adaptarse para acoger a los nuevos archivos electrónicos. El CIA (Consejo Internacional de Archivos) determina que son funciones del archivo: Identificar, Salvaguardar,preservar los documentos, y asegurar que se van a hacer accesibles y comprensibles. Las actividades que se incluyen en las funciones del archivo comienzan en la primera etapa del ciclo de vida de losdocumentos y terminan al final de dicho ciclo, y han de tener el objetivo principal del archivo, que es asegurar la creación y la preservación del valor probatorio de las actividades o transaccionesrealizadas por los creadores de los documentos. Al tratarse de documentos electrónicos, las funciones del archivo deben ser sometidas a ciertas modificaciones.

No se puede decir que se ha llegado a la“Oficina sin Papeles”, pero sí que cada vez que son más los documentos que nacen y se conservan en las organizaciones sin pasar por el formato de papel.

De otro lado, la aplicación de lainformática en todos los niveles de las organizaciones comprende un fenómeno que tiene sus implicaciones en la gestión documental: la proliferación de bases de datos. Por tal razón, es necesario tener encuenta que una base de datos es el resultado de actividades de la empresa y es por ello que se les puede considerar documentos de gestión.

A partir de los temas trabajados en la semana y con base en...
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