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EL OFICIO

Es una comunicación escrita de carácter oficial que una autoridad emisora envía a una autoridad receptora. Es una comunicación de uso interno y externo. Esta comunicación se utiliza paraimpartir normas, dar instrucciones, comunicar decisiones, pedir información, entregar información, hacer peticiones, conceder o denegar peticiones.

Según la Real Academia Española de la Lengua:“Es una comunicación escrita referente a los asuntos del Servicio Público en las dependencias del Estado, y por extensión la que media entre individuos de varias corporaciones particulares sobre asuntosconcernientes a ella”.

Clasificación de los Oficios

1. Oficio Ordinario: Es aquel que puede ser leído por cualquier persona, ya que su contenido es de incumbencia general.
2. OficioReservado: Es aquel que puede ser conocido sólo por un determinado departamento, oficina o sección, puesto que las materias que tratan son de exclusivo interés o incumbencia de una de las determinadasdependencias señaladas.
3. Oficio Secreto: Es aquel que debe ser conocido solamente por las personas a las que va dirigido, las que deben realizar su estudio o resolución.

Este Oficio además de lasdisposiciones señaladas para el Oficio Ordinario y Reservado, al redactarlo se debe tener en cuenta las siguientes instrucciones:

1. Se deberá indicar, antes de la clasificación, el número dehojas y de ejemplares.
2. No se debe colocar las iniciales de responsabilidad, en su lugar, se debe indicar el número de hojas y de ejemplares.
3. En la distribución, se debe señalar el númerode copias que se enviarán al destinatario o destinatarios.

Estructura

a) Membrete.
b) Clasificación:
- Ordinario (ORD.)
- Reservado (RES.)
- Secreto (SEC.)

c)Antecedente (ANT.): Nombre de los documentos enviados anteriormente que están relacionados con la misma materia.
d) Materia (MAT.): Resumen del motivo que originó el Oficio.
e) Inclusos (INCL.):...