Los archivos

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LOS ARCHIVOS

I. HISTORIA
El proceso de archivar ha existido en una u otra forma, desde que la historia comenzó a escribirse. Muchas piedras, pergaminos y manuscritos de gran valor histórico se han conservado a través de los años, y actualmente se encuentran debidamente guardados y protegidos en diferentes museos a través de todo el mundo. El hallazgo y posesión de algunos de ellos ha sidocasualidad, ya que tanto piedras, como pergaminos dentro de receptáculos de barros fueron enterrados bajo la tierra suelta.
Para nuestros antepasados, en su vida primitiva, los registros escritos jugaban una parte muy significante comparada con la importancia que éstos tienen en la actualidad.

1. Prehistoria

En la prehistoria, como evidencia de archivos, tenemos los tallados en piedrapor medio de dibujos en donde los hombres demostraban todos sus rituales, y actividades del día, el descubrimiento del fuego donde el hombre explicaba con sus dibujos, paso a paso, cómo descubrió el fuego, considerado el mayor descubrimiento de la humanidad.

2. Evidencia por Excelencia de los Archivos Antiguos: La Biblia

La composición de los libros empezó en el año 1,000 A.C. ycontinuó por más de mil años. Fue repetido de padre a hijo, revisado una y otra vez, y finalmente puesto en forma escrita por varios redactores. No existe ningún manuscrito original.

3. Cultura Egipcia

La escritura progresó desde los cortos períodos de signos pictóricos hasta el desarrollo de una caligrafía que disponía de un amplio número de dignos. Los egipcios descubrieron una superficiepara escribir muy superior a las tablas de arcilla de Mesopotamia: el papiro. Papiro es el inicio de la palabra inglesa “paper”.

4. Edad Moderna

La supervivencia de la costumbre de guardar manuscritos, papiros, rocas, etc. Es muy interesante, ya que en la actualidad se sellan cartas, fotos, revistas, periódicos y otros documentos o artículos dignos de ser recordados junto a la piedraangular o fundamental que se coloca en un nuevo edificio por construirse. Como ejemplo de este suceso, tenemos los documentos de nuestro colegio, los cuales se encuentran en la piedra angular situada fuera de las instalaciones del colegio.
II. EQUIPOS DE ARCHIVO

1. Gancho o Espigón
2. Nido de Paloma
3. Carpeta de Acordeón
4. Archivo Horizontal
5. Archivo Vertical
6.Archivo Cilíndrico
7. Archivo de Caja
8. Tabla Shannon
9. Kardex
10. Giratorio
11. Microfilmadora
12. Computadora
13. Archivo Electrónico

III. CLASES DE ARCHIVOS

1. Archivos Centrales

En muchas organizaciones grandes, una gran parte del archivo se hace bajo el control y la dirección de un supervisor de archivos. Los archivos centrales tienen muchas ventajas;entre ellas, las siguientes:

1. La responsabilidad de cuidar y proteger los documentos recae en manos de un experto en la materia.
2. Puede esperarse un funcionamiento más rápido y eficiente de los archivos, ya que el personal encargado de los mismos está debidamente adiestrado.
3. Tienden a eliminar la duplicación inútil del material archivado.
4. Se hace mejor uso del equipoy de los materiales.
5. Se economiza tiempo en cuanto a localizar la información deseada.
En empresas muy grandes en las que un archivo central resulta poco práctico, se pueden establecer archivos centrales por departamento, o por pisos o secciones dentro de la organización.
Por regla general, en el archivo central se archiva todo material de naturaleza general, así como copias deinforme informes de índole departamental que sean de interés para los demás departamentos, y cuyos originales no están guardados en los archivos centrales si no en los de departamentos. El sistema de archivo central pone el material de interés general a la disposición del todo el personal de la empresa, a la vez que permite a cada departamento retener documentos que se relacionen específicamente con...
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