Manejo contrapatida

INSTRUCTIVO GENERAL PARA PRESENTACION Y REGISTRO DE APORTES DE CONTRAPARTIDAS

INDICE

I. Objetivo del Instructivo

II. Definición de aportes de contrapartida

III. Criterios de elegibilidad de los aportes

IV. Clasificación de los aportes

A. Aportes en efectivo
B. Aportes en especie

V. Documentos mínimos requeridos para demostrar los aportesde contrapartida

A. Aportes en efectivo
B. Aportes en especie

I. Objetivo del Instructivo

Presentar en este documento, de manera sencilla y resumida las principales normas y consideraciones a tener en cuenta para la validación de aportes de contrapartida a fin de garantizar que cumplan con los requisitos exigidos por las regulaciones de los donantes.

Es necesarioprecisar que este instructivo no pretende reemplazar, ni excluye la consulta y aplicación en detalle de toda la normatividad correspondiente al tema de aportes de contrapartida, la cual se encuentra desarrollada en la regulación 22CFR223.23 para fondos Extranjeros Americanos.

II. Definición de aportes de contrapartida

Se entiende por aportes de contrapartida o costos compartidos, todasaquellas contribuciones o fuentes de financiación adicionales, necesarias para el buen desarrollo y éxito de los proyectos financiados por ADMINISTRADOR, que las entidades ejecutoras de los mismos se comprometen a entregar directamente con sus propios recursos o a gestionar ante Instituciones Externas. Una vez firmado un convenio que incluye contrapartida, la organización ejecutora esta obligada acumplir como mínimo con un monto igual al monto de contrapartida incluido en el convenio. En el caso que la organización no cumpla con el monto acordado de contrapartida, OPERADOR podría reducir el monto comprometido con fondos del Gobierno Extranjero, y si el acuerdo ha expirado, podrá requerir que la organización devuelva la diferencia.

Las fuentes de estos aportes pueden provenir de:Gobiernos Extranjeros, Empresas Privadas, Entidades Públicas, Empresas de Carácter Mixto, Entidades con y sin ánimo de lucro, Comunidades beneficiarias de proyectos y Entidades de Cooperación Internacional, entre otras.

III. Criterios de elegibilidad de los aportes

Se requiere que:

a. Puedan ser valorizados.

b. Sean verificables en los registros contables de la Entidad aportante y/o delEjecutor del convenio.

c. No estén incluidos previamente como contribución por parte de cualquier otro programa o proyecto financiado con fondos del Gobierno Extranjero.

d. Sean necesarios y razonables para garantizar el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

e. Estén permitidos dentro de los principios de costos aplicables en las respectivas regulaciones federales de costos

f. Nosean desembolsados por del Gobierno extranjero bajo otro acuerdo (a menos que este acuerdo este autorizado por el Gobierno extranjero para que sean utilizados como contrapartida).

g. Estén causados dentro de la vigencia del convenio firmado con administrador

h. Estén incluidas dentro del presupuesto aprobado para el proyecto.

Los requisitos de fuente, origen y nacionalidad y lasestipulaciones sobre bienes restringidos no son aplicables a los gastos de contrapartida.

Para mayor información ver anexo del convenio que se firma entre ADMINISTRADOR y el operador del convenio “Estipulaciones Generales Obligatorias para Donatarios No Extranjeros adounidenses y No Gubernamentales, numeral 8 “Contrapartidas”.

IV. Clasificación de los aportes

Los aportes se clasificanen:

1. Aportes en efectivo:

Son todos los que se realizan en dinero efectivo o en cheques, remesas en tránsito y depósitos en bancos y otras Entidades Financieras, todo ello convertible en disponible de manera inmediata.

Para efectos contables y de reportes financieros se considera ejecutada una vez sea efectivamente pagada por el ejecutor a los proveedores de bienes y servicios...