Manejo De Correspondencia

IMPORTANCIA DEL MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS EN COLOMBIA

Una parte fundamental del sistema de información de una entidad, es el sistema de información documentalencargado de administrar todas las comunicaciones y documentos que se generan en desarrollo de las actividades misionales. Permite el transporte y almacenamiento de las comunicaciones escritas, las cualesfacilitarán, en el futuro, recuperar la información necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones en busca de alcanzar los objetivos misionales. Además, integra el trabajo del personal de diferentesáreas que elaboran y conservan, de acuerdo con lo establecido, los mensajes dentro del proceso de comunicación interna y externa. De acuerdo a la ley
El proceso de manejo de la correspondenciainicia con:
• La producción de documentos:
En las entidades públicas los formatos, los anexos y procedimientos son los regulados por el Archivo General de la Nación. La entidad correspondiente deberáadaptar el logotipo, nombre de la entidad, firmas autorizadas y demás parámetros de acuerdo a su particularidad. (Estos formatos se diseñaran teniendo en cuenta la norma NTC 3393 vigente a 29 junio del2005)
• La recepción de correspondencia
Constituye un acto jurídico y administrativo que compromete a la dependencia para la realización expedita y eficiente de un trámite institucional y se deberegir por artículos 5 y 8 del acuerdo 060 de 2001
Tiene como objetivos:
* Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación recibida por la dependencia, desde el momento de suingreso
* Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida, al área que se encargará de su trámite
* Garantizar que la documentación recibida sea captada y organizadasistemáticamente, conservándola como antecedente para futuras decisiones y gestiones
• El seguimiento de la correspondencia:
El seguimiento y control de la documentación recibida oficialmente en la...