Manejo de formas
Páginas: 5 (1086 palabras)
Publicado: 4 de mayo de 2011
UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA
EXTENSION ANTIGUA GUATEMALA
ADMINISTRACION II
TEMA: ORGANIZACIÓN Y METODOS:
MANEJO DE FORMAS EN LAS ORGANIZACIONES:
Es una herramienta o medio de comunicación escrito, impreso, que contiene información fija para incluir información variable. Permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos escritos. Seconstituyen como un documento fuente para efectos legales, de consulta o ambos, asì como para dejar constancia de su ejecución.
PROPOSITO DEL ANALISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMAS:
Contar con las formas adecuadas en función de las necesidades de la organización.
Conocer el número exacto requerido.
Mejorar la eficiencia de los procesos y procedimientos.
Contribuir a racionalizar las cargasde trabajo.
Asociar correctamente la estructura orgánica con su clasificación por áreas, unidades o ambas.
Normalizar las que se encuentren en uso con diseños elaborados técnicamente.
Controlar las provisiones y el consumo estrictamente necesarios.
Economizar mediante la racionalización del uso y diseño.
Contar con un catalogo de formas acorde con las necesidades de la organización.
Mantenerun control de calidad de su producción o compra.
Definir los criterios técnicos para su revisión y actualización.
DEBE CONSIDERARSE:
Formas con dimensiones diferentes al tamaño de equipo.
Duplicación de formas de poco uso.
Exceso de formas de poco uso.
Formas con un número de copias innecesario.
Formas cuyo diseño no satisface el propósito para el que fueron creadas.
Formas paratrámites en los que no son necesarias, o sin la forma y el contenido requeridos.
EJEMPLOS: Mensaje telefónico, solicitud de empleo, solicitud de tarjeta de crédito, solicitud de permiso,
El empleo racional de los recursos de una organización depende en gran medida del uso inteligente de su información escrita, ya que agrupa, relaciona y unifica las formas que traducen las iniciativas y el modo deoperar en hechos y resultados susceptibles de seguirse y evaluarse.
El contar con un concepto claro y un objetivo para utilización de formas permite ubicar fuentes de información y requerimientos para su uso, factores necesarios en el establecimiento de criterios apropiados para analizarlas y diseñarlas y controlarlas correctamente.
Por lo que toca a su análisis, este es importante porqueposibilita el fijar prioridades y examinar las consideraciones de tipo funcional y material. En lo relativo a su diseño, facilita la identificación de elementos funcionales y materiales, orden de sus componentes, condiciones de llenado, clase de forma, manera de visualizarlas, seleccionarlas y presentarlas. En cuanto a su control, las clasifica y permite la preparación de herramientas comocuestionarios, catálogos y tarjetas de control interno para su creación y reimpresión. El proceso general de análisis, diseño y control de formas establece también un vínculo con los sistemas de cómputo, el camino para afrontar cambios en procesos, procedimientos y estructuras organizacionales, y alternativa de implantación, así como niveles y unidades responsables de su manejo y control en formaoperativa y especializada.
DISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DE TRABAJO.
En la práctica administrativa, la distribución del espacio para áreas de trabajo de cualquier organización es un aspecto relevante del estudio de las condiciones en que éste se realiza. La estrecha relación que existe entre la productividad y las condiciones físicas del medio donde el personal realiza sus tareas permiteafirmar que para lograr un alto grado de eficiencia no bastan estructuras de organización armónica ni sistemas y procedimientos de trabajo idóneos, también es necesario integrar los elementos materiales para crear un ambiente favorable a la naturaleza del trabajo con el fin de convertirlo en un factor de productividad.
Por lo mismo, no se propone agotar todos los puntos que debieran cubrirse...
EXTENSION ANTIGUA GUATEMALA
ADMINISTRACION II
TEMA: ORGANIZACIÓN Y METODOS:
MANEJO DE FORMAS EN LAS ORGANIZACIONES:
Es una herramienta o medio de comunicación escrito, impreso, que contiene información fija para incluir información variable. Permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos escritos. Seconstituyen como un documento fuente para efectos legales, de consulta o ambos, asì como para dejar constancia de su ejecución.
PROPOSITO DEL ANALISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMAS:
Contar con las formas adecuadas en función de las necesidades de la organización.
Conocer el número exacto requerido.
Mejorar la eficiencia de los procesos y procedimientos.
Contribuir a racionalizar las cargasde trabajo.
Asociar correctamente la estructura orgánica con su clasificación por áreas, unidades o ambas.
Normalizar las que se encuentren en uso con diseños elaborados técnicamente.
Controlar las provisiones y el consumo estrictamente necesarios.
Economizar mediante la racionalización del uso y diseño.
Contar con un catalogo de formas acorde con las necesidades de la organización.
Mantenerun control de calidad de su producción o compra.
Definir los criterios técnicos para su revisión y actualización.
DEBE CONSIDERARSE:
Formas con dimensiones diferentes al tamaño de equipo.
Duplicación de formas de poco uso.
Exceso de formas de poco uso.
Formas con un número de copias innecesario.
Formas cuyo diseño no satisface el propósito para el que fueron creadas.
Formas paratrámites en los que no son necesarias, o sin la forma y el contenido requeridos.
EJEMPLOS: Mensaje telefónico, solicitud de empleo, solicitud de tarjeta de crédito, solicitud de permiso,
El empleo racional de los recursos de una organización depende en gran medida del uso inteligente de su información escrita, ya que agrupa, relaciona y unifica las formas que traducen las iniciativas y el modo deoperar en hechos y resultados susceptibles de seguirse y evaluarse.
El contar con un concepto claro y un objetivo para utilización de formas permite ubicar fuentes de información y requerimientos para su uso, factores necesarios en el establecimiento de criterios apropiados para analizarlas y diseñarlas y controlarlas correctamente.
Por lo que toca a su análisis, este es importante porqueposibilita el fijar prioridades y examinar las consideraciones de tipo funcional y material. En lo relativo a su diseño, facilita la identificación de elementos funcionales y materiales, orden de sus componentes, condiciones de llenado, clase de forma, manera de visualizarlas, seleccionarlas y presentarlas. En cuanto a su control, las clasifica y permite la preparación de herramientas comocuestionarios, catálogos y tarjetas de control interno para su creación y reimpresión. El proceso general de análisis, diseño y control de formas establece también un vínculo con los sistemas de cómputo, el camino para afrontar cambios en procesos, procedimientos y estructuras organizacionales, y alternativa de implantación, así como niveles y unidades responsables de su manejo y control en formaoperativa y especializada.
DISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DE TRABAJO.
En la práctica administrativa, la distribución del espacio para áreas de trabajo de cualquier organización es un aspecto relevante del estudio de las condiciones en que éste se realiza. La estrecha relación que existe entre la productividad y las condiciones físicas del medio donde el personal realiza sus tareas permiteafirmar que para lograr un alto grado de eficiencia no bastan estructuras de organización armónica ni sistemas y procedimientos de trabajo idóneos, también es necesario integrar los elementos materiales para crear un ambiente favorable a la naturaleza del trabajo con el fin de convertirlo en un factor de productividad.
Por lo mismo, no se propone agotar todos los puntos que debieran cubrirse...
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