Diseño y manejo de formas en las organizaciones
Páginas: 5 (1135 palabras)
Publicado: 22 de septiembre de 2010
ANÁLISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMATOS
A) GENERALIDADES
La forma es un medio común para la transformación de datos, las formas impresas contribuyen a impulsar la revolución industrial.
Dos factores que motivan el mejoramiento y desarrollo de las formas fueron la expansión de la imprenta y la especialización de labores. La primera las hizo posibles y la segunda las hizo necesarias con laespecialización del trabajo.
Siempre que haya una operación repetitiva de oficina habrá registros uniformes. El modelo que guía esta uniformidad y contribuye a la eficiencia de la operación es la forma impresa.
B) CONCEPTO
* Es cualquier documento impreso destinado a que en el se anoten datos, o para uso repetitivo en situaciones idénticas de tratamiento de datos.
* Un objeto que tieneimpresa información estática con espacios en blanco para asentar información variable.
* Es el medio que transporta los datos a través de la mayoría de la etapas del procesamiento de información en la empresa.
Las formas pueden clasificarse en :
Generales. Se elaboran indistintamente en varias oficinas de la empresa
De oficina. Son las que normalmente se elaboran para que sean manejadassolo dentro de la oficina donde se prepararon.
De interoficina. Se originan en una oficina y pasan a otra, bien sean sus originales, sus copias o todos los juegos.
C) IMPORTANCIA
Las formas cuestan dinero tanto en su costo intrínseco como en los sueldos y salarios pagados diariamente en ellos. Una de as piezas de construcción mas esenciales de todos los sistemas de información para laadministración es la forma impresa. Es el medio que transporta los documentos a través de la mayoría de las etapas del procesamiento de información de las empresas.
Un diseño y control riguroso para las formas puede:
1. Mejorar la eficiencia del procedimiento de información
2. Simplificar el adiestramiento de los empleados
3. Efectuar un control por parte de la administración
4. Proporcionar unmedio eficiente para registrar y llevar datos que son insumos del sistema de información para la administración.
D) SITUACIÓN ACTUAL EN EL USO DE FORMATOS
La realidad indica que la mayoría de las formas utilizadas actualmente en las empresas son difíciles de leer, comprender y llenar, ineficientes para el procesamiento en maquinas y poco económicas para imprimir.
E) OBJETIVO DEL ANÁLISISLa fase del análisis se enfoca hacia tres áreas especificas:
1. Evaluación de la necesidad de información.
2. Determinación del método mas eficiente de obtener la información necesaria en la forma.
3. Especificaciones de la secuencia de procesamiento de la información.
F) PROPÓSITOS
La razón básica para la existencia de esta es proporcionar un medio para llevar información exacto,oportuna y significativa para la toma de decisiones, (información esencial para dirigir y coordinar las operaciones de las empresas) la forma de ser también eficiente de acuerdo con el potencial humano, el material y los requisitos de equipo para su preparación y uso.
Para las necesidades de la empresa de nuestro medio es suficiente con los propósitos siguientes:
1 Darse por enterado
2Convertirse o estar de acuerdo
3 Aplicar
4 Autorizar
5 Cancelar
6 Certificar
7 Reclamar
8 Estimar
9 Recordar
10 Identificar
11 Instruir
12 Notificar
13 Ordenar
14 Registrar
15 Informar
16 Solicitar
17 Despachar
18 Programar
G) DISEÑO
Comprende la disposición de la forma y las especificaciones para realizarla.
El analista debe terminar o si puede ser hecho de un tamaño estándar maspequeño, debe saber si se trata de una forma para llenarse manualmente, con maquina de escribir o mediante maquina de tabulación o impresora de alta velocidad, debe saber si va a servir para registro con otra forma, si se archiva en una carpeta de determinado tamaño y características y cualquier otro hecho que pueda influir.
Requisitos elementales para el diseño de una forma:
1. Debe crear...
A) GENERALIDADES
La forma es un medio común para la transformación de datos, las formas impresas contribuyen a impulsar la revolución industrial.
Dos factores que motivan el mejoramiento y desarrollo de las formas fueron la expansión de la imprenta y la especialización de labores. La primera las hizo posibles y la segunda las hizo necesarias con laespecialización del trabajo.
Siempre que haya una operación repetitiva de oficina habrá registros uniformes. El modelo que guía esta uniformidad y contribuye a la eficiencia de la operación es la forma impresa.
B) CONCEPTO
* Es cualquier documento impreso destinado a que en el se anoten datos, o para uso repetitivo en situaciones idénticas de tratamiento de datos.
* Un objeto que tieneimpresa información estática con espacios en blanco para asentar información variable.
* Es el medio que transporta los datos a través de la mayoría de la etapas del procesamiento de información en la empresa.
Las formas pueden clasificarse en :
Generales. Se elaboran indistintamente en varias oficinas de la empresa
De oficina. Son las que normalmente se elaboran para que sean manejadassolo dentro de la oficina donde se prepararon.
De interoficina. Se originan en una oficina y pasan a otra, bien sean sus originales, sus copias o todos los juegos.
C) IMPORTANCIA
Las formas cuestan dinero tanto en su costo intrínseco como en los sueldos y salarios pagados diariamente en ellos. Una de as piezas de construcción mas esenciales de todos los sistemas de información para laadministración es la forma impresa. Es el medio que transporta los documentos a través de la mayoría de las etapas del procesamiento de información de las empresas.
Un diseño y control riguroso para las formas puede:
1. Mejorar la eficiencia del procedimiento de información
2. Simplificar el adiestramiento de los empleados
3. Efectuar un control por parte de la administración
4. Proporcionar unmedio eficiente para registrar y llevar datos que son insumos del sistema de información para la administración.
D) SITUACIÓN ACTUAL EN EL USO DE FORMATOS
La realidad indica que la mayoría de las formas utilizadas actualmente en las empresas son difíciles de leer, comprender y llenar, ineficientes para el procesamiento en maquinas y poco económicas para imprimir.
E) OBJETIVO DEL ANÁLISISLa fase del análisis se enfoca hacia tres áreas especificas:
1. Evaluación de la necesidad de información.
2. Determinación del método mas eficiente de obtener la información necesaria en la forma.
3. Especificaciones de la secuencia de procesamiento de la información.
F) PROPÓSITOS
La razón básica para la existencia de esta es proporcionar un medio para llevar información exacto,oportuna y significativa para la toma de decisiones, (información esencial para dirigir y coordinar las operaciones de las empresas) la forma de ser también eficiente de acuerdo con el potencial humano, el material y los requisitos de equipo para su preparación y uso.
Para las necesidades de la empresa de nuestro medio es suficiente con los propósitos siguientes:
1 Darse por enterado
2Convertirse o estar de acuerdo
3 Aplicar
4 Autorizar
5 Cancelar
6 Certificar
7 Reclamar
8 Estimar
9 Recordar
10 Identificar
11 Instruir
12 Notificar
13 Ordenar
14 Registrar
15 Informar
16 Solicitar
17 Despachar
18 Programar
G) DISEÑO
Comprende la disposición de la forma y las especificaciones para realizarla.
El analista debe terminar o si puede ser hecho de un tamaño estándar maspequeño, debe saber si se trata de una forma para llenarse manualmente, con maquina de escribir o mediante maquina de tabulación o impresora de alta velocidad, debe saber si va a servir para registro con otra forma, si se archiva en una carpeta de determinado tamaño y características y cualquier otro hecho que pueda influir.
Requisitos elementales para el diseño de una forma:
1. Debe crear...
Leer documento completo
Regístrate para leer el documento completo.