Manejo De La Correspondencia

MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES.


DEFINICIÒN DE CORRESPONDENCIA.

Ésta puede ser clasificada de acuerdo con la fuente en: recibida, enviada e interna.
Correspondencia recibida es la que llega de empresas externas.
Correspondencia enviada es aquella que se remite a individuos o compañías externas; se acostumbra retener para los archivos por lo menos unacopia al carbón o fotocopia del origen.
Correspondencia interna (interdepartamental) es la que incluye aquella correspondencia entre departamentos de la misma empresa.

ORGANIZACIÒN DE CORRESPONDENCIA.

¿En que se organiza la correspondencia? El tipo de sistema y los títulos utilizados dependerán de la información que requiere el negocio. Un médico está interesado principalmente en lainformación sobre sus pacientes; por lo tanto, los títulos serán los nombres, y los documentos que pertenezcan a ellos deberán ser guardados juntos.
Sin embargo, un agente de compras, estará interesado primordialmente en los artículos de compra. Es probable que empleen un sistema por asunto. Los títulos serán los nombres de los productos y todos los documentos que pertenezcan a un artículo seránconservados juntos.

PASOS EN EL PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO.

Después de que la correspondencia ha sido enviada para archivo, pasa por cinco etapas diferentes:

1. Inspección.
2. Clasificación.
3. Codificación.
4. Distribución.
5. Archivo.

INSPECCIÒN.

Antes de ser archivada, la correspondencia para la identificación y agrupación sistemática de documentos semejantes, concaracteristicaza comunes, que pueden ser posteriormente diferenciados según su topología fundamental.

CASIFICACIÓN

La clasificación de documentos es un plan previo y una atención minuciosa.
Se ha dicho que la identificación del nombre es el fin principal de la clasificación, por lo que resulta oportuno indicar que el nombre es, en este caso, una frase genérica que comprende todos los caracteres porlos cuales se llega a distinguir una clasificación; ésta puede hacerse con base en los siguientes criterios:
a) Por el nombre del membrete (correspondencia recibida).
b) Por el nombre de la persona o compañía a quien la carta está dirigida (copia de correspondencia enviada).
c) Por el nombre de quien firma la carta (correspondencia recibida).
d) Por el nombre del que trata o se refiere eldocumento.
e) Por el asunto del que trata o se refiere el documento.
f) Por la fecha en que el documento se ha recibido, enviado o redactado.
g) Por el número asignado a los documentos clasificados.

A cada uno de los criterios indicados corresponde un tipo especial de ordenación. Los más comunes son los siguientes:

• Numérico.
• Alfabético.
• Cronológico.
• Geográfico.
• Por asunto.En el grado de exactitud de una clasificación pueden influir los siguientes factores:

a) El volumen de documentos que se posee y los criterios de búsqueda que normalmente se aplican.
b) El ritmo medio de incremento de la documentación.
c) La frecuencia cruzada.

CODIFICACIÒN.

El hecho de escribir o indicar de alguna manera el encabezamiento en la correspondencia recibe el nombrede codificar. Existen tres métodos comunes de codificar la correspondencia.

a) El nombre seleccionado para clasificar se subraya, de preferencia con lápiz rojo.
b) Si el encabezamiento bajo el cual debe archivarse la correspondencia no se menciona en el cuerpo del mensaje, o no aparece en parte alguna del documento, se debe escribir en la esquina superior derecha.
c) Si es necesario hacer unareferencia cruzada de la correspondencia, el encabezamiento, seleccionado se debe subrayar o escribir y, además, se debe colocar un X al final de la línea para indicar que es una referencia.

DISTRIBUCIÒN.

En el procedimiento general para archivar encontramos que la cuarta operación es distribuir. Consiste en ordenar los documentos, se utilizan los clasificadores, que se fabrican en...