Mantenimiento y conservación de documentos históricos

TÉCNICAS Y HABILIDADES JURÍDICAS BÁSICAS

Los Documentos nacen, se usan y ¿Mueren?
Mantenimiento y Conservación de Documentos Históricos

27/01/2012

ÍNDICE

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Introducción .......................................................................................................................... 3 Definiciones de documento................................................................................................. 3 Información y documentación administrativa en las Administraciones Públicas.............. 4 Tipología de los documentos ............................................................................................... 5 Tipos de documentos........................................................................................................... 6 Instituciones documentales ................................................................................................. 7 Soportes de la información .................................................................................................. 8 Bibliografía básica............................................................................................................... 101. Introducción
Los documentos son el paso del recuerdo de los hechos a través de las generaciones, ¿pero porque el historiador pierde el tiempo recopilando información, pasando horas y horas leyendo documentos en lugar de aprovecharlo en actividades de diversión? La conservación de los documentos familiares y los archivos, nos permiten transmitir los testimonios de esa historia que se hadesarrollado con los años. Sin embargo, desde siempre ha habido obstáculos que no le han permitido al historiador realizar una Historia más completa. Esto es debido a que muchas instituciones como la Iglesia (entre otras) prohíben el libre acceso a sus archivos hasta al más cultivado. Y a eso hay que agregarle que muchos de los documentos se han perdido por la negligencia de quien no sabe la importanciade los mismos y los termina desechando en la basura o quemándolos, como pasa con algunos monumentos históricos, que incluso mandaron ser derrumbados por mandatarios que desconocían su valor. Así que, se debería fomentar en la ciudadanía una cultura de respeto hacia los documentos, objetos o lugares que contienen un valor histórico, para que el día de mañana estos puedan ser consultados por nuevasgeneraciones.

2. Definiciones de documento
Según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, documento se define como “Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos” y como “escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo”. Las dos definiciones son extremadamentetradicionales ya que vinculan Documento con el hecho escrito. Esto puede estar relacionado con que la actividad documental ha estado ligada con dos instituciones documentales clásicas que han recogido fundamentalmente texto escrito, como los archivos y las bibliotecas. Desde mediados del siglo XX estas instituciones documentales van a acumular otro tipo de materiales nuevos: fotografías, grabaciones sonoras ygrabaciones visuales. Es entonces cuando la noción de documento amplia el concepto de texto escrito, incorporando el de grabaciones sonoras y de las imágenes. En los últimos años, el desarrollo de la informática ha generado un nuevo soporte para la transmisión de la información: el documento electrónico.

Es por ello que aparece la definición de Documento por la Ley de Patrimonio HistóricoEspañol (Ley 16/1985 del 25 de junio de 1985) en su artículo 49.1. donde “se entiende por documento, a los efectos de la presente Ley, toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones”. Según la Ley de...