Manual Caja Menor

RESOLUCION 004 DE 2012
(Enero 12 de 2012)

“Por la cual se establecen disposiciones aplicables en materia de viáticos, gastos de viaje, gastos por concepto de adquisición de bienes y servicios, avances y legalizaciones de los mismos, de la empresa Empumelgar E.S.P.”

EL GERENTE DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE MELGAR EMPUELGAR E.S.P., en ejercicio de las facultades concedidas en elEstatuto Básico 004 de 2001, el acuerdo número 026 del 11 de diciembre de 2011 de Junta Directiva, la Resolución del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico 001 de 2012, y demás normas complementarias, y

CONSIDERANDO QUE:
Según lo establecido en los literales K y M del Estatuto Básico de la Empresa del Acuerdo No. 011 de 2005 expedido por la Presidencia de la Junta Directiva de la Empresa, esfunción del Gerente, Ordenar los gastos y llevar el control administrativo de la empresa así como fomentar y adoptar políticas que garanticen la eficiente prestación de los servicios a cargo de la empresa.

Que se hace necesario determinar los procedimientos para el pago de los viáticos, gastos de viaje, Caja Menor, Avances, Apoyos económicos, servicios de materiales no calificados y gastospor concepto de adquisición de bienes y servicios en la Empresa de Servicios Públicos de Melgar Empumelgar E.S.P., con el fin de dar cumplimiento, entre otros, al objeto y funciones de la empresa y a la legalidad de sus actos establecidos en el Estatuto Básico de la empresa, artículos 5, 6 y 8 adoptado mediante el Acuerdo de la Junta Directiva No. 004 del 5 de Enero de 2001, y demáscomplementarias.

Que es necesario impartir las normas que permitan velar por el adecuado manejo y administración de los recursos financieros, posibilitando a la vez el cumplimiento eficaz y seguro de las actividades tendientes al cumplimiento del objeto y funciones de la empresa, conforme a lo descrito en el Acuerdo General de Presupuesto No. 026 de 2011, Capítulo III Clasificación y Definición de Gastos,Adquisición de Bienes, Materiales y Suministros.

Para el desarrollo de las actividades inherentes a cada uno de los cargos que constituyen la planta de personal de la empresa, incluido el nivel directivo y los demás trabajadores que puedan requerir desplazarse a lugares diferentes a la Sede de la empresa, por lo que la empresa EMPUELGAR E.S.P. debe proveer los recursos para el efecto, conformea lo descrito en el Acuerdo General de Presupuesto No. 026 de 2011 Capítulo III Clasificación y Definición de Gastos, Adquisición de servicios, Viáticos y Gastos de Viaje.

Por lo anteriormente expuesto,

Continuación Resolución 004 de 2012-01-12 2

RESUELVE:

CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. Para efectos de esta resolución y con miras a lograr unidad de criterios enel alcance de los términos empleados en la misma se adoptan las siguientes definiciones:

1.1 Viáticos y gastos de viaje: Son los gastos de alojamiento, alimentación y transporte o movilización y demás gastos incurridos en el viaje, que se le paga a un funcionario que tenga la necesidad de trasladarse fuera de la ciudad para atender asuntos inherentes a su cargo y ala empresa. La comisión, seceñirá a la ley y serán reconocidos y pagados conforme a la normatividad vigente, incluidos los del nivel directivo. Los traslados o viajes fuera del perímetro urbano, deberán ser como mínimo a 90 Kilómetros de distancia de la sede de la empresa.

1.2 Avances- Gastos por concepto de adquisición de bienes y servicios: Anticipo en dinero para cubrir gastos en casos excepcionales gastos detransporte y estadía, adquisición de bienes y/o servicios urgentes e impredecibles que provienen de una necesidad inmediata, previo el cumplimiento de los requisitos de ley. El funcionario al cual se le otorga debe estar amparado por una Póliza de manejo.

Legalización de avances: Es el trámite mediante el cual se formalizan los gastos de un avance concedido, con la presentación de documentos soporte...