Manual caja menor

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CAJA MENOR
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE LA CAJA MENOR EN EFECTIVO

El presente instructivo tiene como propósito unificar los procedimientos para el manejo de la caja menor.
1- Autorización de la Caja Menor

La Caja Menor ha sido creada mediante orden emitida por la Gerencia General.

2- Apertura de la Caja Menor

La Gerencia Administrativa y Financiera será la dependenciaencargada de preparar las comunicaciones por medio de las cuales se constituya la caja menor y coordinar el trámite para contar con la disponibilidad presupuestal.

3- Procedimientos de Control y Registro de Caja Menor

El registro del movimiento de la caja menor se debe llevar por el funcionario asignado para su manejo, en registro en Excel de acuerdo con la estructura de control que establezcala Gerencia Administrativa y Financiera.
Se deben manejar los siguientes controles:
Las operaciones se deben registrar de manera individual y en orden cronológico, con base en los comprobantes o documentos que respalden cada operación, indicando: fecha, concepto y valor, según los comprobantes.
La primera entrada (partida débito) en el Control diario de la caja menor, corresponderá al valordel primer cheque que se expida para disponer de los fondos en efectivo, y la primera salida (partida crédito) cuando se inicie el pago de los bienes o servicios.
No se admiten tachones, borrones o cualquier otra enmendadura.
Respecto a los pagos de caja menor, el encargado de su manejo debe registrar en el control o libro correspondiente:

a) Su monto bruto;
b) Las deducciones practicadasconcepto y monto;
c) El monto líquido pagado;
d) La fecha del pago;
e) El NIT del beneficiario, y
f) Los demás datos que se consideren necesarios.

Así mismo se debe adicionar en el registro diario, la forma de pago de la compra, indicando que se realizó en efectivo.

4- Funcionarios encargados del manejo

El Gerente General podrá designar a cualquier funcionario idóneo de la empresapara que sea responsable del manejo de la caja menor, excepto a quienes tengan a su cargo la prestación del servicio o recaudo de dineros por cualquier concepto.
Los pagos deben realizarlos solo los funcionarios que tengan a su cargo el manejo de las caja menor; no obstante si por alguna razón las compras del bien o servicio debieran realizarla otros funcionarios, se les entrega el dineronecesario y se les hace firmar un recibo provisional, el cual debe ser reemplazado por el comprobante definitivo a más tardar al día siguiente hábil.
Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el funcionario que haya constituido la respectiva caja menor, podrá mediante comunicación, encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de lamisma, mientras subsista la situación; para lo cual solo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en el registro respectivo.
De otra parte, cuando se cambie el responsable de la caja menor, deberá hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados, con corte a la fecha.
Cuando sepresente cualquiera de estos eventos, los encargados deben informar las novedades a la Dirección Financiera para actualizar los registros correspondientes.

5- Conceptos y montos

La cuantía máxima de la caja es por el valor que mensualmente autorice la Gerencia General.
El dinero que se entregue para la constitución de cajas menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados ydefinidos y que tengan el carácter de urgente, tal es el caso de pago a Servientrega, Transportes y Gasolina. De igual forma los recursos podrán ser utilizados para el pago de los servicios públicos que sean compartidos en la oficina operativa.
Cuando se requiera atender gastos que no estén aquí estipulados, se debe contar previamente con la autorización correspondiente expedida por la Gerencia...
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