Manual de Alamacen para una institucio del estado de Guatemala












Manual de Procedimientos del Departamento
de Almacén y Bodegas









Elaborado:
Revisado:
Autorizado:




Lic. José Francisco Barquín M.
Analista de Sistemas




Licda. Patricia Quezada
Jefe de Almacén




Lic. Gabriel Juárez
Gerente Administrativo

1. Definiciones

Fungible: Según el diccionario de la RAE, son "Los muebles de que nopuede hacerse el uso adecuado a su naturaleza sin consumirlos y aquellos en reemplazo de los cuales se admite legalmente otro tanto de igual calidad.". El término fungible viene del latín fungi, gastar, y -ble es decir es lo que se consume con el uso.

Sipaz: “Sistema de información de Fonapaz”, es un sistema de informática diseñado para llevar los controles y registros administrativos de lainstitución.

Cliente Interno: Persona que pertenece a una unidad o departamento dentro de la estructura orgánica de Fonapaz, responsable del abastecimiento de bienes y suministros para todo el personal que integra su unidad o departamento.

Toma Física: Conteo físico de los suministros en resguardo en una bodega o almacén que sirve para comparar con los registros electrónicos.

InventarioCuadrado: Se refiere a coincidencia total de las existencias


Abastecimiento de Suministros
1. Objetivo

Mantener existencias de suministros únicamente en el Almacén, con un índice de rotación del inventario equivalente a dos y media (2.5) veces su consumo mensual.

2. Alcance

Suministros consumibles y fungibles de funcionamiento almacenables para el desempeño de las actividades diarias.3. Referencias

Manual de Clasificación Presupuestaria para el Sector Público de Guatemala

4. Responsabilidad y autoridad

La gestión es responsabilidad del Jefe del Almacén.
La aprobación es autoridad de la Gerencia Administrativa.



5. Procedimiento

5.1 Los Auxiliares del Departamento de Almacén deben realizar un informe detallado cada tres (3) meses, de todos lossuministros inventariados basado en el consumo promedio de los últimos seis (6) meses.

5.2 El Jefe de Almacén debe analizar el inventario actualizado y extraer todos aquellos insumos que en su existencia actual sea menor al promedio de consumo mensual multiplicado por dos punto cinco (2.5), obtenido en el informe trimestral.

5.3 El Jefe de Almacén debe anotar todos aquellos suministros que salganclasificados según el procedimiento anterior tomando en cuenta la diferencia de promedio mensual menos existencia actual para obtener la cantidad a pedir.

5.4 El Jefe de Almacén debe gestionar la compra con la aprobación y autorización de la Gerencia Administrativa.




6. Diagrama del procedimiento




Ingreso de Suministros al Almacén
1. Objetivo

Llevar un control y el registro detodos los suministros comprados y trasladados al almacén o bodega, y mantener las existencias actualizadas.

2. Alcance

Suministros comprados para el uso en FONAPAZ.

3. Referencias

Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Acuerdo Gubernativo No.318-2003.

4. Responsabilidad y Autoridad

La responsabilidad de la recepción es del Auxiliar 1.
Laresponsabilidad de la revisión es del Jefe de Almacén.
La autoridad de aprobación es de la Gerencia Administrativa.
La autoridad de aprobación es de la Dirección Ejecutiva cuando el monto sea mayor a diez mil quetzales (Q.10,000.00)


5. Procedimiento

5.1 El Auxiliar de Almacén debe recibir del Departamento de Compras, la documentación de soporte de los suministros para su ingreso al Sistema deInventarios del Almacén.

5.2 El Auxiliar de Almacén debe llenar el formulario de ingreso 1-H autorizado por la Contraloría General de Cuentas.

5.3 El Auxiliar de Almacén debe realizar la impresión de la FORMA 1-H, formulario emitido por la Contraloría General de Cuentas, con número correlativo.

5.4 El Auxiliar de almacén debe tomar como base la factura recibida del Departamento de Compras...