Manual de archivo
Páginas: 13 (3146 palabras)
Publicado: 13 de septiembre de 2012
| MANUAL PARA EL MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO |
| |
| Instructor: Lic. María Eugenia Ojeda Mendoza |
| Contribuir a que personal responsable de la Empresa realicen de manera expedita y eficiente la revisión, recepción, registro y control de la correspondencia y su correspondiente archivo que ingresa a la misma, para evitar demoras en el desahogo de los trámites de sucompetencia. |
I N D I C E
Tema | Página |
Introducción | 2 |
Objetivo del Manual | 3 |
Objetivo General | 3 |
Objetivo Particular | 3 |
1 | Inicio de un Archivo | 6 |
2 | Clasificación de Documentos | 9 |
3 | Formación de Expedientes | 11 |
4 | Catalogo de Expedientes | 16 |
5 | Recomendaciones para el manejo de la Correspondencia | 17 |
6| Manejo de la Correspondencia de Entrada | 19 |
7 | Manejo de la Correspondencia de Salida | 23 |
8 | Registro de la Correspondencia | 27 |
9 | Sistemas de registro Turnos | 27 |
10 | Sistemas de Registro SAO | 34 |
11 | Procedimiento para envió Archivos al Archivo General | 34 |
Introducción
La comunicación es sumamente importante, dentro de nuestra empresa es fundamental; elmedio de comunicación escrito y gráfico mantiene informada a toda la estructura de la Empresa.
Nuestra empresa es una comunidad de trabajo y está formada por pequeños equipos que al mismo tiempo se convierten en un gran equipo. El éxito de la oficina depende en gran parte de la eficiencia y empeño de los pequeños equipos.
El archivar y encontrar los documentos es una importanteresponsabilidad. Cada empresa tiene un sistema de archivo y correspondencia según sus necesidades.
Lo archivos y el registro de la correspondencia deben estar al día por lo tanto la persona que se encarga de esta actividad necesita incluir en su planeación diaria un tiempo para estas actividades.
OBJETIVOS
Objetivo del Manual
Este curso se desarrolla con el fin de que el trabajador que así lo desea,tenga la absoluta ventaja de las ilimitadas oportunidades disponibles dentro de su oficina.
El propósito fundamental es el conocer y llevar a la práctica el debido control del Archivo y la Correspondencia que maneja la Comisión Federal de Electricidad.
Objetivo General:
a. Fortalecer la participación del personal administrativo para el correcto control de documentación de la empresaObjetivo Particular:
“Conocer los medios de control de documentación y su colocación en el archivo correspondiente a través de su análisis y valoración.”
Diccionario Enciclopédico ilustrado (Edición Larousse) Cuarta edición.
Significado de archivo:
* Lugar en el que se guardan de forma ordenada documentos y custodian los archivos.
* Conjunto ordenado de documentos que unapersona, una sociedad, una institución, una empresa etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.
* Conjunto de la información almacenada de esa manera.
* Mueble o caja que sirve para guardar papeles, fichas o documentos de modo ordenado y por separado, archivador.
* Acción y efecto de archivar (guardar documentos o información en un archivo).
* Espacio que sereserva en el dispositivo de memoria de un computador para almacenar porciones de información que tienen la misma estructura y que pueden manejarse mediante una instrucción única.
1.- INICIO DE NUESTRO ARCHIVO
* Todo documento; por insignificante que sea, debe considerar como el principio de un archivo.
Un primer documento unido y relacionado con otros, formarán un expediente. |* La reunión de estos expedientes formará un verdadero archivo.
* Cada documento que se recibe debe clasificarse en forma definitiva, con el objeto de evitar diversas clasificaciones que desorientan.
* Cada asunto debe tener un expediente.
* Se entiende por expediente el conjunto de documentos relativos entre sí.
En el momento en que se presenta un documento del cual...
| |
| Instructor: Lic. María Eugenia Ojeda Mendoza |
| Contribuir a que personal responsable de la Empresa realicen de manera expedita y eficiente la revisión, recepción, registro y control de la correspondencia y su correspondiente archivo que ingresa a la misma, para evitar demoras en el desahogo de los trámites de sucompetencia. |
I N D I C E
Tema | Página |
Introducción | 2 |
Objetivo del Manual | 3 |
Objetivo General | 3 |
Objetivo Particular | 3 |
1 | Inicio de un Archivo | 6 |
2 | Clasificación de Documentos | 9 |
3 | Formación de Expedientes | 11 |
4 | Catalogo de Expedientes | 16 |
5 | Recomendaciones para el manejo de la Correspondencia | 17 |
6| Manejo de la Correspondencia de Entrada | 19 |
7 | Manejo de la Correspondencia de Salida | 23 |
8 | Registro de la Correspondencia | 27 |
9 | Sistemas de registro Turnos | 27 |
10 | Sistemas de Registro SAO | 34 |
11 | Procedimiento para envió Archivos al Archivo General | 34 |
Introducción
La comunicación es sumamente importante, dentro de nuestra empresa es fundamental; elmedio de comunicación escrito y gráfico mantiene informada a toda la estructura de la Empresa.
Nuestra empresa es una comunidad de trabajo y está formada por pequeños equipos que al mismo tiempo se convierten en un gran equipo. El éxito de la oficina depende en gran parte de la eficiencia y empeño de los pequeños equipos.
El archivar y encontrar los documentos es una importanteresponsabilidad. Cada empresa tiene un sistema de archivo y correspondencia según sus necesidades.
Lo archivos y el registro de la correspondencia deben estar al día por lo tanto la persona que se encarga de esta actividad necesita incluir en su planeación diaria un tiempo para estas actividades.
OBJETIVOS
Objetivo del Manual
Este curso se desarrolla con el fin de que el trabajador que así lo desea,tenga la absoluta ventaja de las ilimitadas oportunidades disponibles dentro de su oficina.
El propósito fundamental es el conocer y llevar a la práctica el debido control del Archivo y la Correspondencia que maneja la Comisión Federal de Electricidad.
Objetivo General:
a. Fortalecer la participación del personal administrativo para el correcto control de documentación de la empresaObjetivo Particular:
“Conocer los medios de control de documentación y su colocación en el archivo correspondiente a través de su análisis y valoración.”
Diccionario Enciclopédico ilustrado (Edición Larousse) Cuarta edición.
Significado de archivo:
* Lugar en el que se guardan de forma ordenada documentos y custodian los archivos.
* Conjunto ordenado de documentos que unapersona, una sociedad, una institución, una empresa etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.
* Conjunto de la información almacenada de esa manera.
* Mueble o caja que sirve para guardar papeles, fichas o documentos de modo ordenado y por separado, archivador.
* Acción y efecto de archivar (guardar documentos o información en un archivo).
* Espacio que sereserva en el dispositivo de memoria de un computador para almacenar porciones de información que tienen la misma estructura y que pueden manejarse mediante una instrucción única.
1.- INICIO DE NUESTRO ARCHIVO
* Todo documento; por insignificante que sea, debe considerar como el principio de un archivo.
Un primer documento unido y relacionado con otros, formarán un expediente. |* La reunión de estos expedientes formará un verdadero archivo.
* Cada documento que se recibe debe clasificarse en forma definitiva, con el objeto de evitar diversas clasificaciones que desorientan.
* Cada asunto debe tener un expediente.
* Se entiende por expediente el conjunto de documentos relativos entre sí.
En el momento en que se presenta un documento del cual...
Leer documento completo
Regístrate para leer el documento completo.