Manual de chica

I. OBJETIVO:

Definir la mecánica operativa para el adecuado uso de los fondos que se administren por Caja Chica.

II. POLITICAS:

1. La entrega o asignación del fondo fijo se realizará por medio de memorándum en el cual el(la) encargado(a) de su manejo y custodia firmará de recibido el mismo.

2. Las cantidades máximas que se podrán pagar por medio de Caja Chica, por evento,serán de $ XX.00 (en letras).

3. Queda terminantemente prohibido fraccionar los gastos cuando excedan los límites máximos a pagar por Caja Chica.

4. Los gastos que excedan las cantidades máximas que se pueden pagar por caja chica, se deberán cancelar con cheques.

5. Ninguno de los(las) empleados(as) que tengan la responsabilidad del manejo y custodia de la Caja Chica, podrán firmarde autorizado los comprobantes respectivos para efecto de pago.

6. El manejo de la Caja Chica estará sujeto a la verificación en cualquier momento por la Gerencia General, o por quien ésta designe.

III. NORMAS:

1. El fondo de Caja Chica podrá variar según las necesidades de SERVIFOGEL DE EL SALVADOR, S.A. DE C.V.

2. El fondo de Caja Chica se deberá guardar en una caja metálicaal final de la jornada, la cual quedará en un lugar adecuado y restringido.

3. El empleado(a) asignado(a) será el(la) responsable de administrar el fondo de Caja Chica, quien tendrá un juego de dos llaves (de la Caja metálica), una estará bajo la responsabilidad de éste(a) y la otra se entregará para su custodia, en un sobre debidamente rotulado y lacrado, a la Gerencia que SERVIFOGEL DE ELSALVADOR, S.A. DE C.V., designe.

4. Los vales de Caja Chica estarán prenumerados en forma correlativa.

5. Las salidas de efectivo de Caja Chica, serán autorizados por la Gerencia General ó por quien ésta designe por escrito.

6. Todo desembolso que se efectúe por Caja Chica estará respaldado por el comprobante de crédito fiscal (CCF), factura u otro documento que ampare el gasto;en defecto de éstos, para el debido control del fondo se utilizará el formulario denominado “vale” de Caja Chica” debidamente autorizado.

7. Todo comprobante de desembolso de Caja Chica, deberá llevar el visto bueno de la Gerencia General, o por quien ésta designe, además de la firma de autorizado.

8. El(la) encargado(a) de la Caja Chica exigirá la firma de(la) solicitante en el valede Caja Chica al momento de entregarle el efectivo.

9. Los vales de Caja Chica se sellarán de “cancelado” al momento de ser liquidados por los interesados.

10. Por ningún motivo los vales de caja chica, deberán destruirse o botarse. En el caso de mancharlo o no utilizar el fondo requerido, este vale deberá Anularse y guardarse, y ser entregado para contabilidad al momento de hacerliquidaciones parciales.

11. Actualmente el monto asignado a Cada Chica asciende a US$ XXXX (en letras).

|ubicación |Valor en US$ fondo fijo|
|San Salvador 1 | |
|San Salvador 2 | |
|Santa Ana | |
|San Miguel | |

12. Enaquellos casos en los cuales justificadamente no es factible presentar CCF, factura u otro documento, comprobante del gasto, el vale de caja chica debidamente autorizado por la Gerencia General ó por quien ésta designe, se considerará suficiente.

13. Para contabilizar la apertura de este fondo fijo, se afectarán las cuentas contables siguientes:

|Cargo: |XXXXX |CajaChica |
|Abono: |XXXXXX |Instituciones financieras (ó Bancos) |

Nota: la sub-aplicación de la cuenta contable de mayor, para Abonos, se aplicará de acuerdo al nombre de la institución depositaria de donde se tomen los recursos, según el catálogo de cuentas contables aprobado.

14. la...