Manual de organizacion de compras

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE UNA UNIDAD DE COMPRAS PARA LA EMPRESA LIBRERÍA Y PAPELERIA PASEO

JUNIO 2011

INTRODUCCION

El presento manual contemplan el conjunto de normas y procedimientos que pautan las actividades sobre las compras y licitaciones y/o servicios y el almacenamiento y suministro de bienes materiales.
Con el conocimiento de parte de los empleados seguirán las normas que rigenel desenvolvimiento de dichas operaciones, se propician las condiciones favorables para el desempeño de un trabajo eficiente y enmarcado dentro de los estándares preestablecidos de control y calidad.

La presentación esquemática de los procesos y la clara definición de las normas que los rigen, permiten al empleado visualizar de una forma clara y precisa los pasos que debe dar para laejecución de sus tareas diarias. De igual manera facilita la supervisión. Para que esta herramienta sea útil es recomendable su permanente actualización

INDICE

1. Resumen Ejecutivo……………………………………………………………………………………4-8

2. Organización de funcionamiento de una unidad de compras……………………….9

3. Descripciones de las principales funciones……………………………………………10-12

4. Políticas generales decompras…………………………………………………………..…13-14

5. Procesos de compras de bienes y servicios ………………………………………….15-16

6. Proceso para el desarrollo de licitación……………………………..………………….17-24

7. Manual de compras internacionales por medios electrónicos…..………….25-28

8. Conclusión…………………………………………………………………………………………………29

9. Carta reflexiva…………………………………………………………………………………………..30

RESUMEN EJECUTIVO

Las compras representan unfactor clave en el éxito de cualquier institución que quiere alcanzar la excelencia. En estos tiempos de crisis, contar con un proceso de compras optimo, aumenta la probabilidad de alcanzar el éxito; la intención de poder determinar como el uso de Manuales de Procedimientos Administrativos de compras podrán hacer más eficiente el proceso de compras de la Empresa “Librería y papelería Paseo” Paraello se ejemplifica lo siguiente:
Es necesario ejecutar la gestión de compra, para aquellas requisiciones debidamente autorizadas y con disponibilidad presupuestaria, garantizando la satisfacción de las necesidades de las dependencias (nuestros clientes) y el mejor uso del recurso actuando bajo criterios de objetividad, responsabilidad y mejoramiento continuo en todos nuestros procesos de trabajo.El proceso de compras consta de las siguientes fases:
Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.
Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.
Solicitud de ofertas ypresupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa.
Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.
Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.
Solicitud del pedido. Cuando elcomprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme).
Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.
El proceso puede variar de unaempresa a otra debido a la actividad principal. Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una decisión final se necesita información o respuesta de otras empresas.
TIPOS DE COMPRAS
Las compras tienen su origen en las necesidades y éstas pueden ser:
Compras especiales.
Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso...