Manual De Organización De Eventos

MANUAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
El Gabinete de Protocolo está a la disposición de la comunidad para el apoyo a la preparación de acontecimientos
.  
A continuación se ofrecen algunassugerencias sobre los pasos a seguir para una organización exitosa. 
1 . DENOMINACIÓN DEL ACTO 
Nombre del acontecimiento. 
 
2 . FIJACIÓN DE FECHA Y HORA  
Con antelación suficiente para hacer todoslos preparativos, que dependiendo de la envergadura del acto  será de por lo menos 3 meses. 
 
3 . RESERVA DE LA SALA o ESPACIO 
Se solicitará que se desee utilizar por escrito en la dependenciacorrespondiente. 
Dependiendo del montaje de medios necesario para el desarrollo del acontecimiento, será aconsejable reservar la sala el día de la celebración y el anterior. 
 
4 . EDICIÓN DEFOLLETOS, INVITACIONES, CARTELES, etc.

Gabinete de Imagen y Comunicación Gráfica 
En este Gabinete se hace el diseño de carteles, folletos, invitaciones. Es aconsejable solicitar este servicio con ladebida antelación. 
 
5 . ENVÍO DE INVITACIONES 
Las invitaciones deberían enviarse con tiempo suficiente (3 semanas aprox.) para las confirmaciones (si fueran necesarias).

Deberá constar en lainvitación la fecha límite de confirmación de asistencia y el teléfono, fax o correo electrónico donde hacerlas.  
 
6 . PARTE DE SERVICIOS AUDIOVISUALES
Se solicitará todo lo necesario para eldesarrollo del acto: megafonía, atril para discursos, tablas presidenciales (indicando el nº de personas que deberían ocuparla, manteles, música, proyectores, banderas, pendón, etc.). 
  
7 . CONTRATACIÓNDE MENÚS 
Si hay comer o cenar después del acontecimiento hay que reservarla con por lo menos una semana de antelación indicando el número de comensales. 
Se debe ir  al salón para conocer ladistribución de las tablas, y organizar el protocolo. 
  
 
8 . CONTRATACIÓN DEL TALLER DE IMAGEN 
Si se desea la grabación del acto y/o fotos del mismo.
 
14 . ORNAMENTACIÓN 
El Gabinete de...