Manual

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

El manual de procedimiento es el instrumento que establece los mecanismos esenciales para el desempeño organizacional de las unidades administrativas. El cual define actividades necesarias que deben desarrollar los órganos, su intervención en las diferentes etapas del proceso, sus responsabilidades y formas de participación; finalmente, proporciona información básicapara orientar al personal respecto a la dinámica funcional de la organización.
Por lo que un manual es fundamental en toda organización e institución de sector público y privado, puesto el desarrollo de las actividades se realiza de manera ordenada, evitando la duplicidad de esfuerzos, todo ello con la finalidad optimizar el aprovechamiento de los recursos para lograr los objetivossustanciales. En este sentido, se pretende que la estructuración del manual, refleje fielmente las actividades específicas que se llevan a cabo, así como los medios utilizados para la consecución de los fines, facilitando al mismo tiempo, la ejecución, seguimiento y evaluación del desempeño organizacional.
Este constituye un instrumento ágil que apoye el proceso de actualización y mejora, mediante lasimplificación de los procedimientos realizados en las organizaciones administrativas que permiten el desempeño adecuado y eficiente de las funciones asignadas en cada uno de las direcciones y/o unidades que compongan a la organización.

3.1 VENTAJAS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

* Disminuir la improvisación y los errores.
* Contribuir a precisar las funciones y las responsabilidades delos miembros de la organización.
* Dar una visión global y sistemática del trabajo administrativo.
* Vincular la realidad con los procesos documentados.
* Emprender acciones de mejora.

METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS

Partiendo del principio de que los procedimientos constituyen la expresión operativa del desarrollo funcional de la organización, esnecesario primeramente identificar los elementos básicos y la información necesaria para definir los procedimientos que se requieran diseñar.

Elementos básicos
Definen la naturaleza del proceso y procedimientos de la unidad administrativa. Entre éstos destacan por su importancia: el diagnóstico de la unidad, la estructura orgánica y el manual de organización.

Diagnóstico
Determinar en formaobjetiva la dinámica y características actuales del proceso de ejecución de las funciones; a través de éste, podrán detectarse las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas en el desarrollo de las acciones, sus causas y tendencias, así como su incidencia en el ámbito del control interno de la organización. El diagnóstico refleja de forma panoramica la situación que prevalece en el desarrolloadministrativo de cada área en particular y de la estructura en su conjunto; los resultados de éste, contribuirán a la formulación de alternativas de solución y a la determinación de los ajustes necesarios, para el adecuado diseño o rediseño de los procedimientos de operación. Los resultados diagnósticos constituyen la expresión cuantitativa y cualitativa de las diversas funciones asignadas a losórganos administrativos, para lograr alcanzar los objetivos y la mejora continua de la organización.

Estructura orgánica
Es la disposición sistemática de los órganos que integran una unidad, conforme a criterios de jerarquía y especialización, ordenados y codificados de tal forma que sea posible visualizar los niveles jerárquicos y sus relaciones de dependencia. Permitirá conocer las áreas queintegran la unidad administrativa y los tramos de control de su sistema organizacional.

Identificación de los procedimientos
Es necesario establecer un método que permita la identificación coherente de los procedimientos de la unidad administrativa, con respecto a su estructura y funciones.

ESTRUCTURACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El manual de procedimientos tiene por objeto...