Manual

Dirección General de Gobierno Digital
Subsecretaría de Modernización del Estado Ministerio de Coordinación de Gabinete

Sistema de Mesa de Entradas y Seguimiento de expedientes

Manual del usuario

Administración de documentación en línea Sistema de seguimiento de expedientes

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1-

INTRODUCCIÓN .

Administración de Documentación1 en línea esun sistema diseñado e implementado por la Dirección General de Gobierno Digital, realizado con el fin de optimizar los procesos de seguimiento de documentación y brindar transparencia en la gestión. El sistema funciona sobre Internet, permite conocer en dónde y en qué estado se encuentra un documento (expedientes, notas, etc.), sin necesidad de averiguar telefónicamente ni de trasladarsefísicamente hasta una oficina a buscarlo, corriendo el riesgo de que no se encuentre finalizado, brindando más comodidad al usuario y optimizando los recursos del Estado. Este manual es un instrumento de ayuda para la operación del Sistema.

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Cuando en este Manual nos referimos de manera genérica a “Documentación” o “Documento”, en estos términos se engloban todos los instrumentos que pueden generarseen la Administración Pública como ser Expedientes, Notas, etc.

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2- ACCESO AL SISTEMA
Se accede como a cualquier página de Internet. Para ingresar, Ud. debe escribir www.chubut.gov.ar/expedientes

Figura N° 1

Esta dirección ingresará en primer lugar al certificado de seguridad (ver figura 2), el cual deberá aceptar presionando elbotón Continuar >>

Figura N° 2

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3-

USUARIOS

Reciben esta denominación las personas que pueden acceder al Sistema. Existen dos niveles de acceso al sistema, uno permite solo realizar consultas y el otro operar en el sistema: Consultar: este grupo puede acceder al Sistema solo para consultar el

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estado y el lugar en quese encuentra un documento. Este tipo de usuario no posee la facultad de cargar ni modificar los datos. (Ver figura 3, cuadro B)
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Cargar datos: Se refiere a los responsables designados de los distintos

Organismos que deben cargar, registrar, modificar y administrar los documentos, para lo cual se requiere un usuario y clave de ingreso que se otorga en la Dirección General de GobiernoDigital. (Ver figura 3, cuadro A)

B

A

Figura N° 3

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El usuario que carga datos puede tener mas de una mesa asignada en cuyo caso deberá seleccionar en cual requiera trabajar para comenzar a operar en el sistema.

Figura N° 4

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4-

UTILIZACIÓN DEL SISTEMA

4-1 BuscadorPermite realizar consulta sobre documentos. Una vez que se ingresa al Sistema, se accede a una pantalla en la cual se informa la Mesa de Entradas a la que pertenece el usuario y su nombre para operar el Sistema.

Figura N° 5

A fin de tomar conocimiento sobre el estado de un documento, el usuario debe ingresar en los campos del , algún dato referido al mismo:

Seleccionar Organismo (hagaclick en el botón “Listar organismos” para que Tipo de Documento (deberá seleccionarlo de la lista desplegable). N° de Documento, Año, Extracto, Tema.

le aparezca el listado de organismos). -

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Luego de haber ingresado los datos (no es necesario completar todos los campos, la búsqueda puede ser igualmente efectiva con datos parciales)debe hacer click en el botón Si con los datos ingresados, el Sistema detecta uno o varios documentos cargados, se muestra un listado de aquellos que respondan a la solicitud planteada:

Datos de la búsqueda

Resultados de la búsqueda

Figura N° 6

Cuanto más específica sea la solicitud, más preciso será el resultado de la búsqueda. Del listado de documentos que el sistema detecta, el...